Shipping Instruction (SI) là gì? Cách lập SI trong xuất nhập khẩu

Shipping Instruction (SI) là tài liệu quan trọng trong xuất nhập khẩu, nhưng không phải ai cũng hiểu rõ cách lập chính xác. Vậy cụ thể SI là gì, ý nghĩa và cách lập Shipping Instruction như thế nào? Hãy cùng InterLOG tìm hiểu qua bài viết sau!

1. Shipping Instruction (SI) là gì?

Shipping Instructions (SI) là tài liệu cung cấp hướng dẫn chi tiết về lô hàng và các yêu cầu vận chuyển từ người gửi hàng (chủ hàng) đến hãng tàu hoặc công ty giao nhận (forwarder). Đây là cơ sở quan trọng để đảm bảo thông tin lô hàng được đồng bộ trên các chứng từ, đặc biệt là vận đơn (Bill of Lading), nhằm hạn chế tối đa các sai sót có thể xảy ra. Đồng thời, đây cũng là cơ sở để hãng tàu hoặc forwarder lập bản nháp vận đơn, gửi khách hàng kiểm tra trước khi phát hành chính thức.

>> Xem thêm: Quy trình nhập khẩu hàng hóa chi tiết & 5 lưu ý nên biết

2. Nội dung cần có trong Shipping Instruction

Shipping Instruction (SI) cần trình bày rõ ràng và đầy đủ các thông tin sau để đảm bảo việc vận chuyển diễn ra chính xác và thuận lợi:

Số booking (Booking number): là mã số được hãng tàu cấp, dùng để xác định lô hàng trong hệ thống vận chuyển.

Thông tin các bên liên quan:

• Shipper (người gửi hàng): Cung cấp danh tính và thông tin liên hệ chi tiết của người xuất khẩu.

• Consignee (người nhận hàng): Thông tin của người nhập khẩu hoặc đơn vị sẽ nhận lô hàng.

• Notify Party: Đơn vị hoặc cá nhân được thông báo khi hàng đến, thường là bên nhận hàng hoặc đại lý địa phương.

Chi tiết tàu và hành trình vận chuyển:

• Tên tàu và số chuyến (Vessel & Voyage): Xác định phương tiện vận chuyển cụ thể.

• Nơi nhận hàng (Place of Receipt): Điểm xuất phát tại nước xuất khẩu.

• Cảng xếp hàng (Port of Loading): Cảng nơi hàng hóa được bốc lên tàu.

• Cảng dỡ hàng (Port of Discharge): Cảng nơi hàng hóa được dỡ xuống tại nước nhập khẩu.

• Nơi giao hàng cuối (Final Destination): Địa điểm cuối cùng nhận hàng, có thể khác với cảng dỡ hàng.

• Thông tin container và niêm phong:

• Số container (Container Number): Mã nhận dạng container để đảm bảo truy vết và kiểm tra dễ dàng.

• Số seal (Seal Number): Số niêm phong container, đảm bảo an toàn và tránh mở container trái phép.

Mô tả và đặc điểm hàng hóa:

• Nhãn hiệu hàng hóa (Shipping Mark): Thông tin nhận dạng hàng hóa trên bao bì hoặc thùng chứa.

• Mô tả hàng hóa (Cargo Description): Chi tiết về loại hàng, đặc tính và đặc điểm vận chuyển.

• Số lượng và trọng lượng: Gồm tổng số kiện, trọng lượng gộp (Gross Weight), và thể tích (CBM) để tính toán chi phí vận chuyển và phân bổ không gian.

Loại vận đơn sử dụng (B/L Type): Chỉ rõ hình thức vận đơn như HBL, MBL, Seaway Bill, hoặc Surrender Bill, phù hợp với yêu cầu của người gửi hàng.

Điều khoản thanh toán cước phí (Payment Terms): Ghi rõ phương thức thanh toán cước tàu, trả trước (Prepaid) hoặc trả sau (Collect), để tránh nhầm lẫn trong các giao dịch.

Tài liệu bổ sung: Với lô hàng có nhiều loại hàng hóa, shipper nên đính kèm Packing List để giúp hãng tàu hoặc forwarder xử lý thông tin chính xác hơn.

>> Xem thêm: Bộ chứng từ xuất nhập khẩu đầy đủ, mới nhất

3. Ý nghĩa của Shipping Instruction

Shipping Instruction (SI) không chỉ là một biểu mẫu đơn thuần mà còn đóng vai trò quan trọng trong quy trình vận chuyển hàng hóa xuất nhập khẩu:

• Giúp hãng tàu hoặc Forwarder tạo Draft Bill chính xác: SI cung cấp dữ liệu nền tảng để hãng tàu hoặc forwarder phát hành vận đơn nháp (Draft Bill), giúp kiểm tra và đảm bảo thông tin chính xác trước khi tạo vận đơn gốc.

• Đảm bảo thông tin đồng nhất trên các chứng từ quan trọng: Các thông tin trên SI sẽ được sử dụng để hoàn thiện các chứng từ khác, đặc biệt là Bill of Lading, đảm bảo tính nhất quán và tránh sai lệch.

• Hạn chế sai sót và tiết kiệm chi phí: Với SI, các lỗi về chứng từ được giảm thiểu, hạn chế tối đa những chi phí phát sinh do sửa đổi hoặc trì hoãn vận chuyển.

4. Thời gian gửi Shipping Instruction

Thời gian gửi SI, hay còn gọi là SI Cut-off Time, là thời điểm mà shipper phải gửi đầy đủ thông tin đến hãng tàu hoặc forwarder trước khi tàu khởi hành.

Quy định thời gian gửi SI: Thời hạn gửi SI thường được quy định rõ ràng trên Booking Note và có thể khác nhau tùy theo tuyến vận chuyển, ví dụ như tuyến đi Nhật Bản, Mỹ, Trung Quốc hoặc Ấn Độ.

Hậu quả của việc gửi SI trễ hạn:

• Bị phạt phí do hãng tàu hoặc forwarder phát sinh chi phí bổ sung.

• Rủi ro hàng hóa bị rớt tàu, dẫn đến chậm trễ lịch trình giao hàng và ảnh hưởng đến các giao dịch thương mại.

5. Hướng dẫn lập SI dễ dàng

Ngoài câu hỏi SI là gì, khai báo Shipping Instruction như thế nào cũng là vấn đề được nhiều người băn khoăn. Sau đây là hướng dẫn chi tiết các cách khai báo SI được áp dụng hiện nay:

5.1 Khai báo trực tuyến qua website hãng tàu

Ưu điểm:

• Tiện lợi và linh hoạt, cho phép chỉnh sửa thông tin nhanh chóng trước thời hạn gửi.

• Dễ dàng theo dõi trạng thái khai báo và kiểm tra tiến trình xử lý.

Nhược điểm:

• Phụ thuộc vào chất lượng kết nối Internet và trạng thái hoạt động của website hãng tàu.

• Nếu hệ thống bị lỗi hoặc gián đoạn, có thể dẫn đến việc trễ hạn gửi SI.

Các bước khai báo SI qua website hãng tàu:

Mỗi hãng tàu sẽ có một giao diện khác nhau, tuy nhiên, các thông tin cơ bản vẫn đảm bảo đầy đủ theo các bước sau

• Bước 1: Đăng nhập vào tài khoản trên website của hãng tàu.

• Bước 2: Tìm mục khai báo SI (Shipping Instruction Submission).

• Bước 3: Điền đầy đủ thông tin theo yêu cầu.

• Bước 4: Kiểm tra lại thông tin và xác nhận gửi.

• Bước 5: Theo dõi trạng thái xử lý trên hệ thống.

5.2 Khai báo qua email

Ưu điểm:

• Tiện lợi và nhanh chóng, gửi thông tin SI trực tiếp qua email giúp tiết kiệm thời gian, không cần mất thời gian đăng nhập và thực hiện theo quy trình khai báo của website hãng tàu.

• Dễ dàng theo dõi khi shipper có thể lưu lại bản sao email để xác nhận việc gửi.

• Thích hợp cho trường hợp khẩn cấp, là giải pháp tạm thời hiệu quả khi hệ thống trực tuyến gặp sự cố.

Nhược điểm:

• Rủi ro về thời gian khi gửi gần thời điểm đóng hàng có thể dẫn đến việc không kịp phát hành B/L.

• Thiếu tính linh hoạt, khó khăn trong việc sửa đổi thông tin sau khi đã gửi.

Quy trình gửi thông tin SI qua email:

• Bước 1: Chuẩn bị thông tin SI đầy đủ theo định dạng yêu cầu của hãng tàu hoặc forwarder.

• Bước 2: Gửi email đến địa chỉ liên hệ đã được chỉ định trên Booking Note.

• Bước 3: Theo dõi email phản hồi để xác nhận hãng tàu đã nhận được thông tin.

Lưu ý khi sử dụng phương thức này:

• Ghi rõ tiêu đề email, ví dụ: “Shipping Instruction - Booking No. [Số booking]”.

• Đính kèm các tài liệu hỗ trợ, nếu cần.

• Kiểm tra kỹ thông tin trước khi gửi để tránh sai sót.

>> Xem thêm: Tờ khai hải quan là gì? Cách ghi chi tiết và các lưu ý nên biết

6. Những lưu ý quan trọng khi lập Shipping Instruction

Thực hiện tốt các lưu ý không chỉ đảm bảo tính chính xác của SI mà còn tối ưu hóa thời gian, chi phí và giảm thiểu rủi ro trong quy trình vận chuyển:

• Cung cấp thông tin chính xác và đầy đủ: Thông tin trong SI, từ chi tiết của người gửi (Shipper), người nhận hàng (Consignee), đến mô tả hàng hóa, cần được khai báo một cách đầy đủ và chính xác. Sai sót dù nhỏ cũng có thể gây ảnh hưởng đến việc phát hành vận đơn và quá trình vận chuyển sau này.

• Đảm bảo thời hạn gửi SI (SI Cut-off Time): Luôn kiểm tra và tuân thủ thời hạn gửi SI mà hãng tàu quy định. Gửi SI trễ không chỉ gây gián đoạn mà còn có thể dẫn đến chi phí phát sinh hoặc hàng hóa bị lỡ chuyến.

• Kiểm tra hàng hóa có được chấp nhận vận chuyển: Đảm bảo rằng mặt hàng trong lô hàng không nằm trong danh mục cấm hoặc hạn chế vận chuyển, cả theo quy định quốc tế và quy định riêng của hãng tàu.

• Đính kèm tài liệu hỗ trợ: Trong trường hợp hàng hóa gồm nhiều loại, hãy đính kèm tài liệu bổ sung như Packing List để cung cấp thông tin chi tiết, hỗ trợ quá trình xử lý chứng từ của hãng tàu hoặc forwarder.

• Lựa chọn phương thức gửi SI hợp lý: Ưu tiên khai báo trực tuyến qua hệ thống của hãng tàu để tiết kiệm thời gian và giảm thiểu rủi ro sai sót. Tuy nhiên, hãy chuẩn bị phương án dự phòng qua email nếu hệ thống trực tuyến gặp sự cố.

• Xác nhận thông tin trên bản nháp (Draft Bill): Kiểm tra kỹ nội dung trên bản nháp vận đơn (Draft Bill) do hãng tàu cung cấp. Nếu có bất kỳ sai sót nào, hãy yêu cầu điều chỉnh trước khi phát hành vận đơn chính thức.

• Tuân thủ quy định vận chuyển quốc tế và địa phương: Nắm rõ các quy định về an ninh, môi trường và yêu cầu pháp lý tại quốc gia xuất khẩu và nhập khẩu. Điều này giúp đảm bảo lô hàng được vận chuyển an toàn và hợp pháp.

>> Xem thêm: Dịch vụ vận tải đường biển

Như vậy, qua bài viết trên chắc hẳn khách hàng đã hiểu rõ SI là gì cũng như ý nghĩa của chứng từ này trong xuất nhập khẩu. Shipping Instruction đóng vai trò thiết yếu trong quy trình vận chuyển hàng hóa xuất nhập khẩu. Lập SI chính xác, đúng thời hạn sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian, tối ưu hóa chi phí và giảm thiểu rủi ro.

Hãy để chúng tôi hỗ trợ bạn trong việc lập SI chuẩn xác, đảm bảo mọi khâu vận chuyển diễn ra nhanh chóng và hiệu quả!