Many One Percents

Chào bạn,

Hi vọng bạn và gia đình vẫn khoẻ, và an toàn, sau cơn bão Yagi vừa rồi. Ngồi từ xa xem cây đổ mái bay mà mình đã thấy lòng như lửa đốt, nói gì đến việc bạn phải ngồi nghe gió gào rít và tiếng khung cửa rung bần bật, trong lòng chấp chới vì không biết cái gì tiếp theo sẽ bung ra. Là mình chắc mình sẽ sợ lắm.

Có lẽ hôm nay bạn sẽ chưa có tâm trí để đọc quá nhiều về năng suất. Cứ pin lại lá thư này trong Gmail, đánh dấu chưa đọc, chăm lo cho gia đình nhà cửa rồi quay lại đọc cũng không vội nha :”)

Kể từ khi chuyển qua công ty mới, có hai sự thay đổi lớn trong tính chất công việc của mình:

1. Khối lượng công việc nhiều hơn hẳn, kể cả việc chính, lẫn những việc lẻ tẻ không tên

2. Các công việc mới thường xuất hiện trong khi thực hiện các công việc cũ, và thường là do mình nghĩ ra và quyết định làm chứ không bị ai giao phó

Do sự thay đổi này, nên khi mới vào công ty, mình cảm thấy quay cuồng quá mức. Lúc nào phía sau đầu cũng cảm thấy hơi tê tê như mới ngủ trưa lâu dậy, chẳng nghĩ được gì, nhưng phía lồng ngực thì như có quả tạ 20kg đè vào, khó thở và bức bối vì biết mình đang có quá nhiều thứ cần phải làm.

Khối lượng công việc lớn, cùng sự tự chủ gần tới mức tuyệt đối, đã dẫn tới tình trạng mình bị bỏ quên một số công việc, một số cái để lâu không làm thành ra bị ngại/ lười/ mất cảm hứng để làm mặc dù nếu làm nó sẽ rất có ích.

Để giảm thiểu chuyện này, mình đã (vô tình, không biết từ bao giờ) sử dụng một phương pháp cực kì cũ, cực kì cliché, nhưng bằng cách nào đó cực kì hiệu quả: Ở đầu ngày, mình liệt kê ra những gì quan trọng nhất mình muốn hoàn thành trong ngày hôm đó. Và ngày nào mình cũng làm như vậy.

À thì dĩ nhiên, không bao giờ một ngày làm việc lại tuyến tính như vậy cả. Họp hành, mệt mỏi, nhờ vả từ người này người kia, follow-up những công việc cũ, ý tưởng mới, mọi thứ cứ tràn đến và nuốt chửng lấy thời gian của mình từng tí một. Nhưng sau gần nửa năm áp dụng phương pháp này, mình vẫn cảm thấy nó là phương pháp đơn giản mà hiệu quả nhất.

Mình viết bài này thực ra không phải để chia sẻ phương pháp, vì nó cũng chỉ có ngần đó thôi. Mình nhận ra chẳng có phương pháp năng suất nào là one-size-fits-all cả. Các công cụ và phương pháp ngoài kia cũng chỉ đến thế. Quan trọng là cách nó được tuỳ biến và áp dụng theo từng trường hợp mà thôi - cái đó mới phức tạp.

Dưới đây là 6 cách mình tuỳ biến và áp dụng phương pháp đơn giản này, sau khi trải qua rất nhiều chiêm nghiệm và thử nghiệm phức tạp :D

• Tính kĩ đầu vào, nhưng không nặng nề kì vọng đầu ra. Lúc mình liệt kê những việc mình cần làm, mình luôn ước lượng xem mình cần bao nhiêu thời gian công sức để làm mỗi việc, và không bao giờ liệt kê quá nhiều. Tuy nhiên, đến cuối ngày, mình không kì vọng phải làm được hết, và do vậy cũng sẽ không buồn nếu như thế. Như mình từng có viết trong một trong những bài đầu tiên trên Many One Percents, năng suất cũng chỉ là một loại cảm giác, và cảm giác đó đến từ kì vọng. Vẻ đẹp của phương pháp liệt kê công việc đầu ngày là nó làm tăng khả năng chúng ta hoàn thành công việc, và do đó trong dài hạn chúng ta làm được nhiều việc hơn, chứ không phải là nó giúp chúng ta hoàn thành được hết mọi thứ chúng ta muốn.

• Mục tiêu và kì vọng càng rõ ràng càng dễ thực hiện. Hôm nay tôi sẽ làm slide khác với việc hôm nay tôi sẽ điền được hết nội dung và ảnh vào 50% slide đầu, chưa cần format đẹp, chưa cần sắp xếp logic.

• Nếu hôm đó không có nhiều thứ cần làm, mình cho phép bản thân được giãn: Trước đây, mình rất hay gặp tình trạng "muốn lên kế hoạch làm nhưng mà lại chẳng có gì làm". Kiểu, bản thân cứ lo là: "chết rồi sao mình rảnh thế nhỉ, hay mình đang làm cái gì đó chưa đúng?". Thế là thành ra cứ cố cố đẻ ra thêm việc mà làm để trông có vẻ bận rộn với chính đầu óc của mình. Cái này nó hay ở chỗ là cuối ngày mình về nhà cảm thấy năng suất, nhưng dở cái là mình dễ bị burn out.

  • Bây giờ, mình ngồi lên kế hoạch mà thấy không có gì nhiều lắm để làm, mình sẽ làm việc thong thả hơn, thi thoảng còn đọc thêm báo, thông tin ở bên ngoài, xem lại mấy công việc cũ xem còn gì sót không. Dù sao thì, cũng sẽ có hôm mình vắt chân lên cổ làm tới đêm dù lên kế hoạch tốt cỡ nào đi chăng nữa. Vậy thì, chi bằng cứ thong thả trong mấy ngày này, cộng vào mấy ngày khác thì trung bình cộng vẫn là bận thôi. Về lâu dài không bị burn out quá.

• Lên kế hoạch ngày vẫn cần thiết kể cả có kế hoạch tuần. Ngày trước mình chỉ dùng thứ hai để lên kế hoạch thôi, sau đó trong tuần cứ thế nhìn vào danh sách công việc mà làm. Cơ mà đến lúc lên kế hoạch hằng ngày rồi mới thấy số lượng công việc (quan trọng) làm được nhiều hơn hẳn luôn. Mình có hai giả thuyết:

  • (1) việc được viết và tick những đầu việc nhỏ hằng ngày tạo cảm giác hưng phấn hơn

  • (2) danh sách công việc tuần thế nào sẽ bị thêm rất nhiều các công việc lẻ tẻ sau mỗi ngày, thế là cuối tuần sẽ trở thành một danh sách khổng lồ làm cho mình cảm giác làm mãi không hết → nản → làm được ít đi → cảm thấy mình không năng suất.

• Lên kế hoạch tuần vẫn cần thiết kể cả có kế hoạch ngày. Giữa tuần mình hay kiểm tra lại xem mình đã đi được ít nhất 50% công việc mình cần làm của tuần này chưa, hay là toàn làm mấy cái vớ vẩn. Một kế hoạch của tuần giúp mình đối chiếu dễ hơn.

• Có riêng một chỗ cho toàn bộ công việc. Mình dùng Tick Tick (một ứng dụng todo list) làm nơi tập kết toàn bộ những gì mình nghĩ ra, hoặc được giao để làm - giới mộ đạo gọi cách này là Getting Things Done. Mình dùng Obsidian (ứng dụng ghi chú) để tạo danh sách công việc mỗi ngày. Sáng ra sẽ đi chợ trên Tick Tick trước, chọn task và viết/ gõ lại vào trong Obsidian. Xong cùng 1 việc thì quay lại tick cả hai nơi. Mặc dù trên Tick Tick có tính năng "Today", cho phép mình chuyển công việc từ danh sách tổng sang danh sách ngày, nhưng mình không dùng nó. Lý do:

  • Mỗi ngày tự viết lại công việc cho mình cảm giác trách nhiệm hơn

  • Cùng một việc, nhưng mục tiêu mỗi ngày khác nhau (xem lại đoạn trước), nên vẫn cần phải viết lại

Nếu bạn cũng đang áp dụng cách này và có các cách khác để tuỳ biến, hoặc có góc nhìn nào mà mình chưa đề cập tới trong thư, nhớ comment cho mọi người cùng học hỏi với nhé!

Cảm ơn bạn đã dành thời gian đọc thư. Đừng ngại chia sẻ lá thư này tới bạn bè nếu bạn thấy nó hữu ích ? ❤️❤️❤️

Như thường lệ, đừng quên reply newsletter này nếu như bạn đã học được một điều gì đó mới, hay có một suy nghĩ nào đó đến từ lá thư này. Mình sẽ rất vui đó.

(＊๑˘◡˘)

Chúc bạn một buổi tối vui vẻ và một tuần mới năng suất!

Thân,

Tuấn Mon

—

PS: Có thể bạn đã biết, trong suốt 2 năm vừa qua mình và Akwaaba Tung có tổ chức một khoá học blogging có tên Writing On The Net. Tới nay, tụi mình đã chia sẻ các hệ thống, tư duy và kĩ năng viết online tới hơn 400 học viên. Sắp tới vào tháng 10 sẽ là khoá cuối cùng tụi mình tổ chức, trước khi tụi mình đóng lớp để chuẩn bị cho các dự án cá nhân tiếp theo. Nếu bạn từng lưỡng lự tham gia, hay hơi hơi có hứng thú, đây là cơ hội cuối cùng để bạn tìm hiểu thêm và đăng ký học nhé.