Một bản kế hoạch nhân sự hiệu quả giúp doanh nghiệp tối ưu hóa nguồn nhân lực, hiệu suất công việc đồng thời tăng khả năng cạnh tranh trên thị trường. Vậy kế hoạch nhân sự là gì? Vai trò và các bước xây dựng hoàn chỉnh như thế nào, hãy cùng FPT IS tìm hiểu chi tiết trong nội dung bài viết dưới đây.
Kế hoạch nhân sự là một chiến lược, lộ trình chi tiết giúp bộ phận nhân sự điều chỉnh nhu cầu và phát triển nguồn nhân lực phù hợp với mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp.
Kế hoạch này không chỉ tập trung vào việc tuyển dụng hiệu quả mà còn bao gồm quản lý và phát triển nhân tài, tối ưu hóa nguồn lực lao động, cũng như nâng cao kỹ năng và năng lực cá nhân của từng nhân viên. Một bản kế hoạch nhân sự hoàn chỉnh cần làm nổi bật các yếu tố quan trọng như vai trò, kỹ năng, năng lực, kế hoạch kế nhiệm, ngân sách và chiến lược phát triển bền vững của doanh nghiệp.
Mục tiêu chính khi xây dựng kế hoạch nhân lực là bảo đảm doanh nghiệp luôn có đủ nhân lực chất lượng, với kỹ năng và năng lực phù hợp, sẵn sàng thực hiện nhiệm vụ, góp phần giúp doanh nghiệp đạt được các mục tiêu chiến lược dài hạn.

Xây dựng kế hoạch quản lý nhân sự hiệu quả có vai trò quan trọng trong việc đảm bảo sự phát triển bền vững và hiệu quả làm việc của doanh nghiệp. Một kế hoạch được xây dựng bài bản và khoa học mang lại nhiều lợi ích thiết thực như:
Tối ưu chi phí nhân sự
Bản kế hoạch nhân sự chi tiết giúp nhà lãnh đạo xác định chính xác nhu cầu nhân lực và phân bổ nguồn lực hợp lý. Điều này giúp giảm thiểu chi phí tuyển dụng, tránh lãng phí nhân viên đồng thời tối ưu chi phí đào tạo và quản lý nhân viên.
Ngoài ra, kế hoạch nguồn nhân lực còn giúp doanh nghiệp duy trì một đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, làm việc hiệu quả, tránh hao tổn nguồn nhân tài.
Nâng cao cơ hội phát triển cho nhân viên
Một kế hoạch quản lý nhân sự rõ ràng giúp doanh nghiệp xác định được những cơ hội phát triển nghề nghiệp cho nhân viên. Đây là cơ sở để xây dựng lộ trình thăng tiến minh bạch, hỗ trợ nhân sự phát triển kỹ năng phù hợp, từ đó nâng cao hiệu quả làm việc và sự gắn kết với tổ chức.

Cơ cấu nhân sự có tổ chức và chuẩn hoá hơn
Kế hoạch nhân sự là nền tảng để doanh nghiệp xây dựng các chương trình đào tạo bài bản và cơ cấu tổ chức khoa học. Phân công công việc hợp lý và chuẩn hóa quy trình quản lý giúp giảm thiểu sự chồng chéo, tăng cường sự phối hợp giữa các phòng ban, tạo ra một môi trường làm việc hiệu quả và kỷ luật hơn.
Tuyển dụng hiệu quả hơn
Khi đã xác định rõ nhu cầu nhân sự, các tiêu chí về kỹ năng, kinh nghiệm, trình độ và chuyên môn, doanh nghiệp có thể dễ dàng tìm kiếm và thu hút ứng viên phù hợp. Quá trình tuyển dụng trở nên hiệu quả hơn, giảm thiểu thời gian và chi phí, đồng thời nâng cao chất lượng đội ngũ nhân sự mới.

Một bản kế hoạch quản nhân lực hoàn chỉnh cần đầy đủ thông tin cơ bản giúp doanh nghiệp hoạch định xây dựng và duy trì đội ngũ nhân hiệu quả. Dưới đây là những nội dung cần có khi xây dựng một bản kế hoạch quản trị nhân sự.
Kế hoạch quản lý nhân sự cần được xây dựng dựa trên sự phân tích kỹ lưỡng về bối cảnh, thực trạng hiện tại và các mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp.
Bối cảnh
Thực trạng
Mục tiêu kinh doanh và mục tiêu nhân sự

Xác định số lượng nhân viên cần có trong mỗi phòng ban, bộ phận và các vị trí trọng yếu là nội dung cần thiết trong kế hoạch quản lý nhân sự. Dựa trên nhu cầu thực tế như khả năng mở rộng kinh doanh, số lượng dự án mới,… để doanh nghiệp kế hoạch nguồn nhân sự định biên.
Định biên nhân sự giúp lãnh đạo dễ dàng lên kế hoạch phân bổ nguồn lực hợp lý, tránh tình trạng thiếu hụt hoặc dư thừa nhân viên.
Dự trù chi phí nhân sự gồm các khoản chi phí trực tiếp như lương, thưởng, phúc lợi, bảo hiểm xã hội, và các khoản chi phí gián tiếp: đào tạo, phát triển nghề nghiệp, các khoản chi cho phúc lợi khác. Điều này giúp doanh nghiệp tính toán được ngân sách nhân sự cần thiết, đảm bảo chi phí nhân sự phù hợp với chiến lược tài chính và mục tiêu phát triển của tổ chức.
Kế hoạch tuyển dụng nhân sự
Kế hoạch hành động
Mô tả chi tiết các bước cụ thể để thực hiện chiến lược tuyển dụng, như các công cụ hỗ trợ như hệ thống quản lý tuyển dụng ATS, các bài kiểm tra, phỏng vấn, các hình thức đánh giá ứng viên. Kế hoạch này cũng cần đảm bảo sự đồng bộ với chiến lược nhân sự như đào tạo và phát triển, để bảo đảm sự phù hợp giữa nhân viên mới và văn hóa doanh nghiệp.

Mỗi tổ chức nên tùy chỉnh các bước trong quá trình lập kế hoạch nhân sự để phù hợp với nhu cầu cụ thể của mình. Các yếu tố như ngành nghề, quy mô doanh nghiệp, phân khúc khách hàng, đối thủ cạnh tranh và những yếu tố khác sẽ ảnh hưởng đến quá trình này. Do đó, không thể áp dụng một cách tiếp cận chung cho tất cả các tổ chức.
Dưới đây là phác thảo tổng quan về các bước cơ bản để xây dựng kế hoạch nhân sự hiệu quả để doanh nghiệp tham khảo.
Bước đầu tiên trong việc xây dựng kế hoạch nhân sự chính là hiểu và xác định các mục tiêu kinh doanh mà ban lãnh đạo đã đề ra. Ví dụ như mục tiêu tăng trưởng doanh thu theo tỷ lệ phần trăm nhất định hoặc trở thành công ty dẫn đầu trong một lĩnh vực nào đó trong một khoảng thời gian nhất định.
Việc có một chiến lược kinh doanh rõ ràng từ lãnh đạo là điều kiện cần thiết để xây dựng kế hoạch nhân sự. Ví dụ, nếu một trong các mục tiêu của doanh nghiệp là là tăng trưởng doanh số bán hàng, mục tiêu kế hoạch tuyển dụng nhân sự có thể là tuyển thêm nhân viên có kỹ năng, chuyên môn bán hàng, kỹ năng chăm sóc khách hàng.
Ngoài mục tiêu chiến lược của công ty, một số yếu tố khác cần cân nhắc có thể kể đến như:

Trong khi bước đầu tiên tập trung vào việc xác định hướng đi tương lai của doanh nghiệp, bước thứ hai lại xoay quanh việc hiểu rõ tình hình hiện tại của tổ chức. Trong giai đoạn này của lập kế hoạch nhân sự, doanh nghiệp cần thực hiện một phân tích chi tiết về môi trường và nguồn lực hiện tại, cả nội bộ và bên ngoài.
Nội bộ
Bên ngoài

Khi dự báo nhu cầu tương lai, hãy luôn ghi nhớ các mục tiêu lớn của doanh nghiệp cũng như các KPIs (chỉ số hiệu suất chính) mà bạn đã đặt ra cho bộ phận nhân sự. Dự báo thường bao gồm hai yếu tố chính:
Dự báo nhu cầu nhân sự có 2 yếu tố chính là dự báo số lượng và chất lượng
Dự báo số lượng
Đây là việc xác định số lượng nhân viên cần thiết để hoàn thành các mục tiêu kinh doanh. Để làm điều này, hãy xem xét lại các mục tiêu kinh doanh. Ví dụ, nếu mục tiêu của doanh nghiệp là tăng doanh số lên 30%, dựa trên chu kỳ bán hàng và quy trình thu hút khách hàng hiện tại, có thể ước tính rằng việc đạt được mục tiêu này sẽ cần tuyển thêm ba nhân viên bán hàng và hai nhân sự marketing.
Dự báo định tính
Đây là việc xác định các chuyên môn và kỹ năng cụ thể mà bạn cần để đạt được mục tiêu kinh doanh.
Ví dụ, doanh nghiệp đang hướng đến mục tiêu phát triển sản phẩm công nghệ mới nên yêu cầu nhân viên phải có kỹ năng lãnh đạo đặc biệt hoặc chuyên môn về lập trình Python.
Dự báo nguồn nhân lực trong tương lai hiệu quả cần có sự kết hợp cả hai yếu tố định lượng và định tính để doanh nghiệp có cái nhìn đầy đủ về các yêu cầu nhân sự cần để đạt được mục tiêu. Một kế hoạch sử dụng nhân lực hoàn chỉnh phải đảm bảo đủ số lượng nhân viên và đáp ứng các kỹ năng và chuyên môn cần thiết cho sự phát triển bền vững của công ty.

Các doanh nghiệp cần xác định khoảng cách, sự chênh lệch giữa thực trạng nguồn nhân lực hiện tại và nhu cầu nhân sự trong tương lai. Các câu hỏi cần đặt ra và trả lời bao gồm:

Bước thứ 5 trong kế hoạch nhân sự chính là việc xây dựng một kế hoạch hành động chi tiết, xử lý khoảng cách giữa hiện trạng và mục tiêu. Cụ thể:
Đào tạo và phát triển nhân viên hiện tại
Bằng cách nâng cao kỹ năng thông qua việc đào tạo những nhân viên hiện tại của công ty, tổ chức có thể đạt được mục tiêu đồng thời tiết kiệm chi phí tuyển dụng, đào tạo. Đặc biệt, các nhân viên hiện tại đã có nền tảng vững chắc về công ty nên quá trình chuyển giao nhiệm vụ trở nên nhanh chóng và hiệu quả hơn.
Thuê nhân viên mới
Các doanh nghiệp có thể tìm kiếm ứng viên tiềm năng thông qua nhiều kênh tuyển dụng hoặc từ lời giới thiệu của nhân viên hiện tại, tuyển dụng trực tiếp, hoặc hợp tác với các công ty tuyển dụng chuyên nghiệp.
Thuê ngoài các dự án hoặc nhiệm vụ cụ thể
Đây là giải pháp phù hợp cho những nhiệm vụ tạm thời hoặc dự án ngắn hạn không cần nhân viên toàn thời gian, như công việc tư vấn hoặc các nhiệm vụ mang tính chất dự án đặc thù.

Ngoài việc xác định phương án để lấp đầy các khoảng trống nhân sự trong tổ chức, hướng đến mục tiêu, bộ phận nhân sự cũng cần làm rõ các yếu tố sau:
Một trong những thách thức lớn nhất khi triển khai kế hoạch nguồn nhân lực là thực hiện hóa kế hoạch. Dưới đây là một số gợi ý giúp quá trình thực thi trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn:

Đối với lập kế hoạch nhân sự, việc đánh giá tiến độ thực hiện và so sánh với mục tiêu đặt ra là rất quan trọng. Nếu một hoạt động nào đó không đạt hiệu quả hoặc chậm tiến độ, cần có sự chú ý đặc biệt. Ngược lại, nếu một phần kế hoạch vượt tiến độ, doanh nghiệp có thể rút ra bài học và áp dụng chiến lược này vào các lĩnh vực khác. Doanh nghiệp có thể theo dõi bằng cách:
Việc giám sát và điều chỉnh kế hoạch không chỉ giúp đảm bảo tiến độ mà còn mang lại cơ hội cải tiến liên tục, xây dựng một nền tảng vững chắc cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.

Để xây dựng kế hoạch nhân sự hiệu quả, doanh nghiệp cần một hệ thống quản lý nhân sự toàn diện giúp tối ưu hóa quy trình tuyển dụng, đào tạo, phát triển và duy trì lực lượng lao động. Giải pháp quản trị nhân sự FPT.iHRP là một trong những công cụ hỗ trợ doanh nghiệp trong việc xây dựng và triển khai kế hoạch quản lý nhân sự một cách khoa học, linh hoạt và hiệu quả.

FPT.iHRP vinh dự nhận được nhiều giải thưởng: Sản phẩm CNTT Việt Nam duy nhất đạt giải thưởng CNTT Châu Á - Thái Bình Dương (APICTA Awards 2014), Huy chương vàng giải thưởng TOP ICT Việt Nam do Hội Tin học TP.HCM (HCA) trao tặng (2006, 2007), Giải thưởng Sao Khuê… khẳng định vị thế là giải pháp quản trị nhân sự ứng dụng công nghệ 4.0 hàng đầu Việt Nam.
FPT IS hy vọng bài viết trên đây đã mang đến cho quý doanh nghiệp những thông tin hữu ích về kế hoạch nhân sự và các bước hoạch định kế hoạch hiệu quả, chi tiết. Doanh nghiệp có nhu cầu tìm hiểu thêm về giải pháp quản trị nhân sự toàn diện FPT.iHRP, vui lòng để lại thông tin liên hệ TẠI ĐÂY để được đội ngũ chuyên gia FPT IS tư vấn miễn phí.
Link nội dung: https://melodious.edu.vn/ke-hoach-nhan-su-la-gi-a75150.html