Thành phần cơ sở của Access là gì? Cấu trúc cơ sở dữ liệu Access

Rất nhiều người dùng sử dụng phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu của Microsoft nhưng không biết thành phần cơ sở của Access là gì? Do đó, chúng tôi sẽ gợi ý người dùng để tìm ra câu trả lời chính xác thông qua nội dung bài viết bên dưới đây.

Thành phần cơ sở của Access là gì?

Thành phần cơ sở của Access chính là Table hay còn gọi là bảng, đây chính là đối tượng chính có trong phần mềm này bao gồm các hàng và cột. Khi đó, các hàng và cột sẽ đan xen với nhau để tạo nên ô, ô này được sử dụng để chứa dữ liệu mà người dùng cần phân tích.

Do đó, khi nhắc đến thành phần cơ sở của Access, người dùng có thể dễ dàng hình dung đây chính là một bảng biểu thống kê dữ liệu. Khi đó, người dùng sẽ tiến hành thay đổi, chỉnh sửa hoặc nghiên cứu, phân tích dữ liệu trên phần mềm này hoàn toàn dễ dàng và nhanh chóng.

*Lưu ý, để sử dụng công cụ này người dùng cần đăng ký tài khoản Microsoft 365 bản quyền mới có thể ứng dụng toàn bộ các tính năng từ cơ bản đến nâng cao. Tiếp đến, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu thêm về cấu trúc cơ sở dữ liệu mà công cụ này đang sở hữu thông qua nội dung được chuẩn bị bên dưới.

Cấu trúc cơ sở dữ liệu của Microsoft Access

Sau khi đã tìm hiểu về thành phần cơ sở của Access, người dùng cần nắm rõ được một cấu trúc hoàn chỉnh khi nhắc đến cơ sở dữ liệu có trong phần mềm này. Dưới đây là 04 thành phần cơ bản mà người dùng có thể tham khảo:

Bảng và mối quan hệ

Bảng chính là thành phần cơ sở của Access mà người dùng sẽ thấy xuất hiện chủ yếu trong phần mềm này. Để có thể lưu trữ dữ liệu, người dùng sẽ tạo các bảng để ước chừng từng loại thông tin muốn theo dõi. Một vài các dữ liệu thông tin mà người dùng có thể sử dụng như thông tin khách hàng, chi tiết đơn hàng, sản phẩm. Trong trường hợp người dùng muốn đưa nhiều dữ liệu bảng vào cùng một truy vấn, biểu mẫu hoặc báo cáo thì cần lưu ý xác định được mối quan hệ giữa các bảng này.

*Ví dụ:

• Toàn bộ thông tin khách hàng nằm trong danh sách gửi thư cũng sẽ có trong bảng khách hàng.
• Thông tin về đơn hàng có sẵn trong bảng tính giờ cũng sẽ xuất hiện trong bảng đơn hàng.
• Sử dụng một ID duy nhất đại diện cho từng khách hàng, từ đó việc xác định mối quan hệ giữa các trường dữ liệu sẽ trở nên nhanh chóng và dễ dàng hơn khi người dùng thao tác tìm kiếm.

Truy vấn

Ngoài bảng là thành phần cơ sở của Access thì cấu trúc của phần mềm này còn có sự xuất hiện của truy vấn. Khi đó, người dùng có thể tìm và truy xuất các dữ liệu mong muốn từ một hoặc nhiều bảng khác nhau. Người dùng cũng có thể truy vấn để tìm và xóa nhiều bản ghi cùng lúc hoặc tùy chỉnh dữ liệu sao cho phù hợp nhất.

*Ví dụ:

• Bảng về khách hàng sẽ chứa thông tin về khách hàng.
• Bảng đơn hàng sẽ chữa các thông tin về đơn hàng của khách hàng.
• Sử dụng ID đơn hàng và thời gian đơn hàng cùng các dữ liệu khác như công ty, thành phố… sẽ trả về các kết quả theo đúng yêu cầu truy vấn.

Biểu mẫu

Tiếp đến là biểu mẫu, tuy không phải là thành phần cơ sở của Access nhưng cũng nắm giữ một vai trò quan trọng để hình thành bên bảng dữ liệu cho người dùng. Tại đây, người dùng có thể chủ động xem, nhập và thay đổi dữ liệu tùy chỉnh. Khi đó, các biểu mẫu này sẽ bao gồm các liên kết với trường cơ sở trong bảng, hiển thị cách thức bố trí để tạo mẫu. Để tạo một biểu mẫu trên phần mềm này, người dùng có thể sử dụng câu lệnh xuất hiện trên dải băng hoặc tự tạo trong mục thiết kế.

Báo cáo

Thành phần cuối cùng trong cấu trúc của Access chính là báo cáo, tại đây người dùng có thể sử dụng để phân tích dữ liệu và trình bày theo một định dạng nhất định. Ví dụ: Gửi tới đồng nghiệp, khách hàng hoặc đối tác một báo cáo tập các dữ liệu và tính tổng, người dùng có thể tạo báo cáo với bất cứ dữ liệu được chỉ định nào để in nhãn thư. Tuy không phải là thành phần cơ sở của Access nhưng báo cáo cũng đóng góp một phần quan trọng trong phần mềm này.

• Sử dụng báo cáo để có thể tạo được nhãn thư.
• Sử dụng báo cáo giúp hiển thị tổng trong chính biểu đồ.
• Sử dụng báo cáo giúp hiển thị tổng để tính toán.

Ngoài thành phần cơ sở của Access thì công cụ này còn sở hữu những thành phần quan trọng khác để hỗ trợ người dùng quản lý, phân tích và báo cáo dữ liệu trực quan nhất. Tiếp đến, hãy cùng chúng tôi tham khảo thêm về cách sử dụng phần mềm này cơ bản nhất thông qua nội dung được chuẩn bị bên dưới.

Microsoft Access sở hữu những tính năng gì nổi bật?

Microsoft Access rất phổ biến trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ, được xem như giải pháp hoàn hảo giúp người dùng quản trị cơ sở dữ liệu của hệ thống một cách hiệu quả dưới dạng bảng. Theo đó, một số tính năng “nổi bật” của Microsoft Access nhất định người dùng không thể bỏ lỡ:

• Thiết lập bảng dữ liệu
• Tạo mối liên kết, tương tác giữa các bảng
• Hỗ trợ nhập liệu từ nhiều nguồn (Excel, Content web, Database,…)
• Truy xuất các thông tin từ một tới nhiều bảng qua liên kết
• Tự động hóa quy trình bằng mã hóa VBA
• Xuất file dữ liệu với nhiều định dạng (PDF, Excel, Access, CSV,…)
• Hỗ trợ thiết kế báo cáo, tính toán, tổng hợp dữ liệu.

Tại sao nên sử dụng giải pháp quản lý dữ liệu của Microsoft Access?

Microsoft Access là một khởi đầu “tuyệt vời” dành cho các doanh nghiệp trong việc thiết lập hệ thống quản lý, làm việc và kết nối dữ liệu một cách hiệu quả. Người dùng không có chuyên môn về công nghệ, thông qua access cũng có thể dễ dàng nắm bắt các khái niệm cơ bản về cơ sở dữ liệu, mối quan hệ giữa các bảng và ngôn ngữ SQL. Dưới đây là 5 lý do doanh nghiệp nên sử dụng giải pháp quản lý dữ liệu của Microsoft Access:

1- Hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu “thông minh”

Access có thể nói là giải pháp hoàn hảo trong hoạt động thống kê và quản trị. Phù hợp với mọi doanh nghiệp, mọi ngành nghề và lĩnh vực khác nhau nhờ việc tổ chức dữ liệu dưới dạng bảng và thiết lập mối liên kết chặt chẽ giữa chúng.

2- Phù hợp với nhiều đối tượng

Dù không am hiểu về IT, người dùng vẫn có thể dễ dàng tiếp cận Access bởi giao diện trực quan, bố cục và đồ họa thân thiện. Bên cạnh đó, Access còn tích hợp với nhiều nguồn dữ liệu, giúp cho công việc quản lý dữ liệu của người dùng hiệu quả và đơn giản hơn rất nhiều.

3- Tự động lưu trữ dữ liệu trực tuyến

Khi truy cập trên nền tảng trực tuyến, dữ liệu của người dùng sẽ được cập nhập tự động và đồng nhất tức thì mà không cần đến các thao tác lưu trữ thủ công. Qua đó, giúp tiết kiệm thời gian và công sức làm việc một cách hiệu quả.

4- Tích hợp linh hoạt

Access được tích hợp sẵn trong bộ ứng dụng làm việc chuyên nghiệp của Microsoft 365. Điều này giúp người dùng có thể kết nối linh hoạt với các ứng dụng như Office (Excel, Word,…), SharePoint, Teams, Outlook,….

5- Tốc độ xử lý nhanh

Microsoft Access cho phép người dùng truy cập một cách dễ dàng. Mỗi thao tác, mỗi hành động đều được xử lý với tốc độ nhanh chóng. Ngoài ra, ứng dụng còn có thể tích hợp với đa dạng thiết bị, tải xuống từ App Store, CH Play, hay truy cập trên web cũng rất tiện.

So sánh tổng quan giữa Microsoft Access và Microsoft Excel

Microsoft Access và Microsoft Excel đều là hai ứng dụng được phát triển bởi Microsoft. Bởi có chung mục đích là thiết lập và quản lý dữ liệu, nên cũng có không ít người dùng có sự nhầm lẫn giữa Access và Excel.

Tuy nhiên, đây là hai phần mềm hoàn toàn khác nhau. Với Excel, người dùng nhập liệu thông tin trực tiếp vào bảng tính, nhưng với Access - phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu này lại dựa vào các truy vấn và biểu mẫu được tạo sản. Dưới đây là những so sánh chi tiết giữa Access và Excel người dùng nên nắm rõ để có thể khai thác trọn vẹn các tính năng “tuyệt vời” của hai ứng dụng:

Microsoft Access

Microsoft Excel

1. Dữ liệu Hỗ trợ xử lý tất cả các loại dữ liệu (số và văn bản), kết hợp cùng với đó là khả năng thu thập và sắp xếp dữ liệu tốt. Chủ yếu xử lý dữ liệu số, phục vụ cho mục đích tính toán và thống kê dữ liệu. 2. Dung lượng Kho lưu trữ và quản lý dữ liệu lớn, dễ dàng truy xuất và sử dụng linh hoạt trong các ứng dụng khác nhau. Dung lượng lưu trữ dữ liệu ở mức tương đối 3. Mô hình hoạt động Sheet hoặc Multiple relational table Flat worksheet hoặc Non-Relational 4. Tính linh hoạt - Cho phép người dùng xây dựng các biểu mẫu nhập liệu, biểu mẫu chức năng.

- Dữ liệu khóa ở cấp bản ghi, nhiều người dùng có thể cùng nhau làm việc và chỉnh sửa trên cùng một tệp cơ sở dữ liệu.

- Người dùng chỉ có thể làm việc với cơ sở dữ liệu ở màn hình chính.

- Excel khóa toàn bộ bảng tính, chỉ một người dùng được quyền làm việc trên bảng tính ở một thời điểm nhất định.

5. Nơi lưu trữ dữ liệu Cơ sở dữ liệu được lưu trữ tập trung ở cùng một nơi. Bảng tính, dữ liệu có thể được lưu trữ ở nhiều kho dữ liệu khác nhau. 6. Độ chính xác Tính chính xác và hiệu quả cao Có giới hạn về tốc độ và độ chính xác 7. Đối tượng sử dụng Doanh nghiệp quy mô lớn, nguồn dữ liệu khổng lồ với các kế hoạch dài hạn. Doanh nghiệp vừa và nhỏ, giải pháp quản lý ngắn hạn.

Đánh giá tổng quan, thì bảng tính Excel phù hợp thực hiện các chức năng xử lý cơ sở dữ liệu ở mức quy mô nhỏ. Trong khi đó, Access phù hợp hơn với những người dùng cần xử lý khối lượng thông tin khổng lồ, quy mô lớn và phức tạp hơn.

Người dùng cũng có thể kết hợp cả Access và Excel để tận dụng tối đa lợi ích của cả hai. Bất kể việc sử dụng ứng dụng nào trước tiên, người dùng luôn có thể truyền dữ liệu từ ứng dụng này sang ứng dụng khác - nơi có thể tiếp tục xử lý thông tin với ứng dụng đó. Đặc biệt, việc đưa dữ liệu vào Access từ Excel (hoặc ngược lại) cũng có thể triển khai một cách dễ dàng bằng cách sao chép, nhập hoặc xuất mà không nhất thiết phải có kết nối dữ liệu.

Ví dụ:

Người dùng tạo 1 trang tính trên Excel, thực hiện việc tính toán và phân tích dữ liệu tại đây. Tuy nhiên, trang tính đã trở nên phức tạp, nhiều người dùng khác cần quyền truy cập vào dữ liệu. Để xử lý, người dùng có thể nhập hoặc liên kết trang tính của mình vào Access, tiếp đó sử dụng nó như một cơ sở dữ liệu thay vì làm việc trực tiếp trong Excel như trước. Ngoài ra, nếu người dùng đã có cơ sở dữ liệu trong Access, nhưng muốn tạo một báo cáo trực quan, biểu đồ hoặc PivotTable Excel chi tiết, cũng có thể kết nối dữ liệu một cách linh hoạt.

Hướng dẫn sử dụng cơ sở dữ liệu Access

Có lẽ với người dùng mới, việc tìm hiểu về thành phần cơ sở của Access đã trở nên dễ dàng hơn khi tham khảo nội dung bên trên. Sau đây, chúng tôi sẽ hướng dẫn người dùng một vài những cách sử dụng phần mềm này đơn giản nhất.

Xem chi tiết đối tượng

Để xem chi tiết đối tượng trong thành phần cơ sở của Access, người dùng có thể thao tác thực hiện với các bước như sau:

- Bước 1: Tiến hành mở cơ sở dữ liệu mà người dùng muốn thực hiện lập tư liệu.

- Bước 2: Tại tab Công cụ cơ sở dữ liệu > chọn Phân tích > Trình lập tư liệu Cơ sở dữ liệu.

- Bước 3: Trong hộp thoại Trình lập tư liệu > chọn kiểu đối tượng mà người dùng muốn lập tư liệu > chọn Tất cả Kiểu Đối tượng để thiết lập báo cáo về tất cả đối tượng.

- Bước 4: Người dùng có thể chọn một hoặc nhiều đối tượng khác nhau xuất hiện trên tab, nếu muốn chọn tất cả click vào Chọn tất cả > chọn OK để hoàn tất.

Khám phá một bảng trong thiết kế

Sau khi xem chi tiết đối tượng trong thành phần cơ sở của Access, người dùng có thể khám phá một bảng bất kỳ trong thiết kế này với các bước như sau:

- Bước 1: Mở cơ sở dữ liệu mà người dùng muốn tiến hành phân tích.

- Bước 2: Tại Ngăn dẫn hướng click chuột phải để truy cập vào bảng muốn khám phá và chọn Cửa sổ thiết kế trong menu lối tắt.

- Bước 3: Người dùng có thể ghi tại tên của từng trường trong bảng kết hợp với kiểu dữ liệu được gán cho từng trường.

- Bước 4: Xác định trường có thuộc mục tra cứu hay không bằng cách chọn tab Tra cứu.

- Bước 5: Hoàn tất.

Xem mối quan hệ giữa các bảng

Cuối cùng, để xem mối quan hệ giữa các bảng trong thành phần cơ sở của Access, người dùng sẽ thực hiện như sau:

- Bước 1: Mở cơ sở dữ liệu được chọn để phân tích.

- Bước 2: Trong tab Công cụ Cơ sở dữ liệu > chọn Mối quan hệ > chọn Mối quan hệ.

- Bước 3: Khi đó, tab mối quan hệ giữa các bảng sẽ xuất hiện để người dùng theo dõi.

Lời kết

Trên đây là những thông tin hữu ích được MSO chia sẻ để người dùng tìm ra được đáp án cho câu hỏi “Thành phần cơ sở của Access là gì?” cũng như cấu trúc cơ bản và hướng dẫn cách sử dụng. Nếu người dùng cần sự hỗ trợ về bất cứ vấn đề gì liên quan đến phần mềm này vui lòng liên hệ đến Hotline: 024.9999.7777.