Bạn biết gì về quy trình làm việc của nhân viên xuất nhập khẩu?

Nhân viên xuất nhập khẩu thường làm việc chủ yếu trong các công ty xuất nhập khẩu. Họ có vị trí vô cùng quan trọng, tuy nhiên áp lực công việc cho vị trí này cũng tương đối cao. Vậy, nhân viên xuất nhập khẩu sẽ làm những công việc gì? Quy trình làm việc của nhân viên xuất nhập khẩu như thế nào? Hãy cùng tìm hiểu ngay.

Tìm hiểu về nhân viên xuất nhập khẩu

Trước khi tìm hiểu quy trình làm việc của nhân viên xuất nhập khẩu, hãy cùng tìm hiểu xem nhân viên xuất nhập khẩu làm gì.

Mô tả công việc

Một nhân viên xuất nhập khẩu sẽ có những công việc, nhiệm vụ như sau:

• Điều phối, giám sát hoạt động của xuất nhập khẩu, chuỗi cung ứng của doanh nghiệp.
• Hoàn tất thủ tục, chứng từ liên quan đến xuất - nhập hàng hóa của doanh nghiệp.
• Thực hiện giao dịch và đàm phán với các bên đối tác để giúp ký kết hợp đồng, hoàn thiện phát triển sản phẩm mới.
• Xây dựng các chiến lược, phương xuất nhập khẩu tối ưu chi phí.
• Soạn thảo các loại hợp đồng ngoại thương, xuất nhập khẩu liên quan.
• Hỗ trợ phiên dịch trong các cuộc hội thảo, cuộc họp, hội nghị với các đối tác xuất nhập khẩu nước ngoài.
• Thực hiện dịch các tài liệu tiếng Anh và những công việc khác.

Tìm việc Logistics ngay

Nhiệm vụ

Ngoài các công việc trên, nhiệm vụ của nhân viên xuất nhập khẩu như sau:

• Quản lý công việc, tìm kiếm, chăm sóc khách hàng liên quan đến xuất nhập khẩu.
• Thực hiện tìm kiếm khách hàng qua các phương thức khác nhau.
• Kiểm tra email và phản hồi cho đối tác qua các kênh như email, điện thoại trực tiếp, tin nhắn,…
• Tham gia vào các hoạt động như hội nghị, hội thảo để tăng cơ hội kiếm khách hàng.
• Lập các kế hoạch, triển khai kế hoạch để phục vụ cho hoạt động tìm kiếm khách hàng.
• Tiếp nhận, xử lý các đơn hàng và hoàn thiện các thủ tục giao hàng liên quan.
• Đưa các phương án, lập kế hoạch để cải tiến được sản phẩm tốt hơn.
• Soạn thảo, biên dịch các nội dung cần thiết và liên quan đến giao dịch, đối ngoại, đối nội.

Quy trình làm việc của nhân viên xuất nhập khẩu

Quy trình làm việc của nhân viên xuất nhập khẩu sẽ dựa vào quy trình xuất nhập khẩu của doanh nghiệp. Mỗi doanh nghiệp sẽ có những quy trình làm việc khác nhau. Tuy nhiên, bạn có thể tham khảo quy trình làm việc của nhân viên xuất nhập khẩu sau đây.

Giai đoạn 1: Đàm phán, giao dịch

Bước 1: Tìm kiếm nguồn hàng, thị trường xuất nhập khẩu

Đây là bước đầu tiên trong quy trình làm việc của nhân viên xuất nhập khẩu. Bạn sẽ cần vận dụng các khả năng, kỹ năng và kiến thức liên quan đến kinh doanh, xuất nhập khẩu để tìm kiếm được thị trường, nguồn hàng chất lượng để thực hiện xuất nhập khẩu.

Bước 2: Lên ngân sách, chi phí cho hàng hóa

Bạn sẽ cần tính các ngân sách, chi phí cần thiết để có thẻ thực hiện xuất nhập khẩu hàng hóa đến/từ thị trường nào đó. Hiện có khá nhiều công thức để tính toán các chi phí liên quan đến hoạt động xuất nhập khẩu này.

Bước 3: Đàm phát, ký kết các loại hợp đồng

Cùng với bước tính toán chi phí, bạn sẽ cần thực hiện đàm phán với đối tác để có được thỏa thuận tốt nhất. Từ đó hoàn thành ký kết hợp đồng.

Giai đoạn 2: Trước giao hàng

Bước 4: Hoàn thành thủ tục thanh toán hàng hóa

Ngay sau khi ký kết hợp đồng, bên mua sẽ thực hiện thanh toán chi phí theo thỏa thuận. Vì vậy, nhân viên xuất nhập khẩu cần theo sát quá trình thanh toán để có thể gửi hàng theo đúng lịch trình và thời gian.

Bước 5: Thuê đơn vị vận tải

Đây là bước khá quan trọng trong quy trình làm việc của nhân viên xuất nhập khẩu. Bạn cần chọn lọc kỹ đơn vị vận chuyển để không ảnh hưởng đến việc lưu thông hàng hóa và thời gian lưu thông.

Bước 6: Thực hiện mua bảo hiểm

Nhân viên xuất nhập khẩu cần liên hệ với các bên liên quan hoặc có thẩm quyền để tiến hành mua bảo hiểm cho hàng hóa. Điều này sẽ giúp hạn chế rủi ro khi vận chuyển và trong các trường hợp hàng hóa xảy ra vấn đề.

Bước 7: Xin giấy phép xuất nhập khẩu

Đảm bảo được tính pháp lý của hàng hóa.

Bước 8: Thực hiện kiểm soát, kiểm tra, kiểm định, hun trùng với lô hàng.

Tìm việc xuất nhập khẩu

Giai đoạn 3: Giao hàng

Bước 9: Chuẩn bị các chứng từ liên quan

Đây sẽ là những chứng từ quan trọng để có thể sử dụng khi làm các thủ tục hải quan liên quan đến hàng hóa. Nhân viên XNK cần chuẩn bị những loại giấy tờ như giấy phép, giấy kiểm dịch, giấy kiểm tra chất lượng,…

Bước 10: Thực hiện giao nhận hàng hóa

Nhân viên XNK sẽ giám sát, kiểm tra quá trình giao nhận hàng hóa đảm bảo hàng hóa được giao đúng, đủ với yêu cầu ban đầu.

Bước 11: Hoàn tất các thủ tục hải quan liên quan

Hoàn tất các thủ tục để giao nhận hàng hóa thành công. Đây là bước cuối cùng trong quy trình làm việc của nhân viên xuất nhập khẩu.

Tạm kết

Trên đây là những thông tin liên quan đến vị trí nhân viên xuất nhập khẩu, quy trình làm việc của nhân viên xuất nhập khẩu. Hy vọng bài viết đã giúp bạn hiểu hơn về vị trí này cũng như những công việc mà nhân viên xuất nhập khẩu sẽ cần thực hiện.

>> Tạo CV chuẩn, độc, lạ để ứng tuyển vào những việc làm hấp dẫn lương cao