Tối ưu hiệu quả làm việc với cách chia sẻ file trên Google Drive nhanh gọn nhất

1. Cách chia sẻ file trên Google Drive giúp ích điều gì cho dân văn phòng?

Đối với dân văn phòng thì Google Drive là một trong những công cụ tiện lợi cần thiết và phù hợp với thời đại công nghệ 4.0 hiện nay. Làm việc và lưu trữ hồ sơ trên Google Drive vô cùng tiện lợi và hơn hết bạn có thể chia sẻ nhiều file trên Google Drive cùng một lúc:

• Dễ dàng chia sẻ với nhiều nhóm đối tượng khác nhau chỉ với một đường liên kết: Thay vì phải mất công tải về máy và chỉnh sửa, bạn có thể gửi đường link dẫn trực tiếp đến file bạn muốn chia sẻ một cách nhanh chóng, thuận tiện.
• Làm việc nhóm, chỉnh sửa nhiều người cùng một lúc trên một file: phù hợp với những công việc cần sự trao đổi liên tục, chỉnh sửa trực tuyến trên Google Drive sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian tổng hợp dữ liệu của mọi người.
• Tối ưu không gian lưu trữ: Dữ liệu sẽ được sao lưu trực tuyến nên không tốn dung lượng ổ cứng trong máy.

Việc chia sẻ file trên Google Drive đem lại rất nhiều lợi ích trên, nhất là khi mọi dữ liệu được sao lưu và chia sẻ nhanh gọn chưa đến 3s để đảm bảo hiệu suất công việc tốt nhất.

2. Ba cách chia sẻ file trên Google Drive bằng máy tính nhanh gọn & chính xác

Vậy có những cách chia sẻ file trên Google nào đơn giản và giúp ích nhất cho công việc cần đến sự tham gia của nhiều người cùng một lúc? ICANTECH giới thiệu cho bạn 3 cách chia sẻ file trên Google Drive bằng máy tính tiện lợi & tiết kiệm tối đa thời gian làm việc mà vẫn đem lại hiệu quả:

2.1. Cách chia sẻ file trên Google với người cụ thể

Nếu bạn đang cần chia sẻ đường liên kết file Google Drive cho một người cụ thể nào đó mà chưa biết cách làm sao để họ vừa có thể truy cập vào đường link và thực hiện các thao tác chỉnh sửa, hãy bỏ túi ngay cách dưới đây:

• Bước 1: Trong Google Drive, vào Drive của tôi rồi sau đó chọn thư mục hay tệp bạn muốn chia sẻ.
• Bước 2: Ấn vào dấu 3 chấm tùy chọn bên phải ô thư mục/ tệp bạn chọn.
• Bước 3: Một cửa sổ hiện lên - ấn chọn Chia sẻ
• Bước 4: Điền địa chỉ email người mà bạn muốn chia sẻ thư mục hoặc tệp. Bên cạnh ô điền tên người nhận đường liên kết, bạn có thể thêm các tùy chọn chia sẻ như

- “Người chỉnh sửa”: Người nhận có thể tự do chỉnh sửa, xóa, di chuyển, thêm nội dung vào file nếu họ muốn.

- “Người xem”: Người nhận sẽ chỉ xem được nội dung thư mục/tệp mà không có quyền chỉnh sửa, xóa, di chuyển chúng.

- “Người nhận xét”: Người nhận có thể thêm các nhận xét của họ vào nội dung file đó, bạn (chủ sở hữu) có thể tương tác với các nhận xét đó của người nhận.

• Bước 5: Bạn có thể lựa chọn thông báo đến người nhận rằng bạn đã chia sẻ file Google Drive với họ. Nếu cảm thấy không cần thiết, bạn có thể tích bỏ chọn tại ô “Thông báo cho những người này”.
• Bước 6: Sau khi thao tác các tùy chỉnh chia sẻ, bạn nhớ ấn nút Gửi để sao lưu lại toàn bộ thay đổi hoặc Hủy để hoàn tác lại các chỉnh sửa trước đó.

Lưu ý: Khi cửa sổ hiện lên ô điền người nhận, Google Drive sẽ tự động đề xuất các địa chỉ email mà bạn thường xuyên tương tác. Bạn có thể tắt tính năng đó bằng cách vào Cài đặt Google Drive - Xóa bỏ tùy chọn hiện người nhận được đề xuất để hạn chế việc ấn nhầm địa chỉ email người nhận.

2.2. Chia sẻ file Google Drive với một nhóm người dùng

Với cách trên, bạn có thể chia sẻ thư mục/tệp cùng một lúc với một vài người cụ thể. Vậy có cách nào chia sẻ file với một nhóm người dùng cùng một lúc hay không?

• Bước 1: Truy cập vào Google Groups rồi sau đó ấn nút Tạo nhóm trên cùng bên trái màn hình.
• Bước 2: Đặt tên nhóm rồi sau đó chỉnh sửa các tùy chọn quyền riêng tư của nhóm phù hợp.
• Bước 3: Nhập địa chỉ email của người nhận trong ô Thành viên nhóm rồi sau đó ấn Tạo nhóm.

Việc tạo một nhóm những người nhận đường link chia sẻ tuy mất công ở bước đầu nhập địa chỉ email nhưng lại vô cùng thuận tiện cho việc chia sẻ file sau này, bạn có thể tùy chọn thêm hoặc bớt người nhận trong nhóm theo ý thích hay mức độ công việc.

Sau khi tạo nhóm người nhận trên Google Groups, bạn có thể chia sẻ thư mục/tệp với nhóm người bạn vừa tạo như sau:

• Bước 1: Vào Google Drive - Drive của tôi rồi sau đó chọn thư mục/tệp mà bạn muốn chia sẻ.
• Bước 2: Tại cửa sổ chia sẻ thư mục, bạn có thể ấn tên nhóm bạn vừa tạo rồi gửi chia sẻ một cách nhanh chóng.

Với cách này, bạn có thể tiết kiệm rất nhiều thời gian chia sẻ và tránh được tối đa các lỗi điền nhầm email người dùng.

2.3. Cách chia sẻ file trên Google Drive với tất cả mọi người

Vậy còn làm thế nào để chia sẻ file trên Google Drive với tất cả mọi người khi nhấn vào đường liên kết mà không cần mất công điền địa chỉ email. Cách này sẽ rất hữu ích với các thư mục/tệp không yêu cầu về tính bảo mật hay nội bộ của tổ chức.

• Bước 1: Truy cập vào Google Drive - Drive của tôi rồi chọn file muốn chia sẻ công khai.
• Bước 2: Ấn vào tùy chọn Chia sẻ của file.
• Bước 3: Cửa sổ Chia sẻ hiện lên, tại ô “Quyền truy cập chung” và ấn vào mũi tên tùy chọn, tại đây các điều chỉnh sẽ được hiện ra như sau:

- Hạn chế: Chỉ có người có đường liên kết này có thể mở

- Bất kỳ ai có đường liên kết: Ai ấn vào liên kết thư mục này đều có thể mở được mà không cần yêu cầu chia sẻ

• Bước 4: Ấn vào tùy chọn “Bất kỳ ai có đường liên kết” rồi sau đó tùy chỉnh thêm tiện ích như Người xem - Người nhận xét - Người chỉnh sửa tùy theo ý muốn của bạn
• Bước 5: Ấn Sao chép đường liên kết và nút Xong để sao lưu mọi thay đổi.

Với cách này, bạn có thể chia sẻ cho bất cứ ai bạn muốn mà không cần bất cứ thao tác phức tạp nào khác. Mọi người có thể kết nối và xem nội dung file theo ý thích.

3. Cách chia sẻ file trên Google Drive bằng điện thoại đơn giản & tiện dụng

Vậy cách chia sẻ file trên Google Drive bằng điện thoại có khác gì so với các thao tác trên máy tính hay không?

• Bước 1: Bạn chọn thư mục/ tệp mà bạn muốn chia sẻ rồi sau đó ấn nút 3 chấm để mở rộng cửa sổ tùy chọn.
• Bước 2: Ấn vào nút Quản lý quyền truy cập rồi sau đó tùy chọn tương tự tại ô Quyền truy cập chung như trên.
• Bước 3: Sau đó ấn vào nút dưới đây để sao chép đường liên kết.

Về cơ bản, cách chia sẻ file Google Drive bằng điện thoại cũng không khác gì so với máy tính. Bạn có thể thoải mái linh hoạt sử dụng giữa các thiết bị tùy theo nhu cầu sử dụng của mình.

4. Lời Kết

Với bài viết này, ICANTECH - nền tảng học lập trình trực tuyến mong rằng bạn sẽ có cách chia sẻ file trên Google Drive một cách chuyên nghiệp, tiết kiệm được thời gian làm việc của mình và làm việc nhóm hiệu quả nhất. Đừng quên theo dõi ICANTECH với những tip hay ho trong tin học văn phòng bạn nhé!

Nguồn ảnh: ICANTECH.