PO là gì? Cách quản lý và ý nghĩa của PO trong kinh doanh

Có thể bạn đã nghe từ PO hoặc Purchase Order từ nhiều người. Nhưng thực sự thì không có nhiều người biết PO là gì. Khi được hỏi, hầu hết họ chỉ biết PO là một trong những thứ được cung cấp bởi một cửa hàng hoặc shop online dùng để mua hàng. Vậy thực sự thì PO là gì? Nó có ý nghĩa gì trong việc kinh doanh. Tìm hiểu ngay bạn nhé!

PO là gì?

Trích dẫn từ trang Business Guide thì PO là một tài liệu ràng buộc pháp lý do người mua lập và gửi cho người bán. PO chứa thông tin về số lượng và chủng loại mà người mua đặt hàng, v.v. Bằng cách lập PO, người mua có thể cam kết mua hàng hóa hoặc dịch vụ theo đúng thỏa thuận.

Trong khi đó, theo trang Shopify, định nghĩa PO là một tài liệu chính thức được phát hành bởi người mua cam kết thanh toán cho người bán để bán một số sản phẩm hoặc dịch vụ sẽ được giao trong tương lai. Mỗi PO có một số hiệu PO duy nhất, giúp người mua và người bán theo dõi các chuyến hàng và thanh toán dễ dàng.

Nói một cách dễ hiểu, PO là bằng chứng về việc người tiêu dùng đặt hàng từ nhà cung cấp. Đôi khi, ý nghĩa của PO cũng được coi như một văn bản hợp đồng. Trong một công ty, đặc biệt là một công ty lớn, nơi mà hệ thống thu mua hàng hóa được sắp xếp có hệ thống, thông thường một số phòng ban hoặc bộ phận mua hàng phải đưa ra yêu cầu mua hàng. Sau khi yêu cầu được phê duyệt thì bộ phận tài chính mới bắt đầu tạo đơn đặt hàng PO và gửi đến nhà cung cấp.

PO là gì trong kinh doanh? Chức năng của PO

Có nhiều thuật ngữ phổ biến khác nhau trong thế giới kinh doanh online mà chúng ta thường gặp. Một trong số đó là PO. PO được lấy từ chữ viết tắt tiếng Anh là Purchase Order dịch sang tiếng Việt là đơn đặt hàng. Đối với những người không biết nghĩa của PO, tất nhiên, họ sẽ bị nhầm lẫn với nghĩa thực. Tuy nhiên, ý nghĩa thực sự của PO khác với nghĩa của một đơn đặt hàng thông thường mà chúng ta biết. Ý nghĩa và chức năng của nó nhiều hơn so với đơn đặt hàng thông thường.

PO trong kinh doanh gồm một số chức năng sau:

• Là bằng chứng về việc đặt mua hàng của người mua, và cam kết của người bán với tư cách là người nhận đơn hàng.

• Tránh sai sót về số lượng đặt hàng và quy cách sản phẩm.

• Tránh sai sót về giá mua hàng hóa để tại thời điểm xuất hóa đơn từ người bán không bị chênh lệch giá.

• Nhắc người bán cung cấp hàng hóa theo đúng đơn hàng và thời gian yêu cầu.

• Giúp theo dõi các đơn đặt hàng đến để đơn giản hóa quá trình kiểm kê và vận chuyển.

• Là một văn bản pháp lý và giúp tránh các tranh chấp về giao dịch trong tương lai.

• Hỗ trợ bộ phận tài chính trong việc chuẩn bị ngân sách để có thể chuẩn bị tốt hơn lúc thanh toán hóa đơn khi đến hạn.

• Chứng minh cho kiểm toán viên, ngân hàng (chủ nợ) và cơ quan thuế rằng công ty của bạn xử lý các giao dịch kinh doanh theo đúng cách.

Các khía cạnh và ý nghĩa của PO trong kinh doanh

Có một số khía cạnh cần thiết trong việc thực hiện đơn đặt hàng. Những khía cạnh này có thể dễ dàng giúp người bán trong việc cung cấp hàng hóa đã mua. Đầu tiên, hoàn chỉnh danh tính người mua. Danh tính này bao gồm tên công ty hoặc cá nhân, địa chỉ người mua và địa chỉ liên hệ của người mua.

Hoàn thành danh tính người mua là điều quan trọng trong tài liệu đơn đặt hàng PO để tránh sai sót khi giao hàng. Khía cạnh thứ hai là ngày đặt hàng mua. Khía cạnh thứ ba là thời gian giao hàng của người bán. Khía cạnh thứ tư là ngày đến hạn thanh toán. Người mua cần chú ý đến ngày đến hạn thanh toán. Điều này sẽ tránh người mua trong việc thanh toán muộn.

Khía cạnh tiếp theo là người mua phải cung cấp chi tiết thông tin hàng hóa cho người bán. Cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng, trong PO người mua nên liệt kê chi tiết tổng giá giao dịch.

Ưu điểm của PO trong kinh doanh

Lợi thế của PO đối với người mua là khả năng đặt hàng mà không cần thanh toán ngay lập tức. Đối với người mua hàng, đơn đặt hàng rất hữu ích để theo dõi khoảng không quảng cáo và lịch sử mua hàng. Thêm vào đó, người mua có thể đặt hàng trước mà không cần phải thanh toán trực tiếp.

Theo quan điểm của người bán, đơn đặt hàng PO như một thẻ tín dụng cho người mua mà không có rủi ro, vì người mua có nghĩa vụ thanh toán sau khi sản phẩm hoặc dịch vụ được giao. Ngoài ra đối với người bán, đơn đặt hàng PO giúp theo dõi, quản lý dễ dàng hơn. Hơn hết, PO này ràng buộc người mua phải thanh toán sau khi đơn đặt hàng được giao, do đó cung cấp cho người bán sự an tâm và an toàn pháp lý tuyệt đối.

Các thành phần có trong Purchase Order

Trong việc lập PO thì không thể lập một cách tùy tiện. Thủ tục để lập PO ở mỗi công ty là khác nhau nhưng sẽ có một định dạng tiêu chuẩn thường gặp là.

• Thông tin người mua và người bán (gồm số điện thoại, địa chỉ,..)

• Tên của sản phẩm hoặc mặt hàng đã đặt hàng

• Số lượng của từng sản phẩm hoặc mặt hàng được đặt hàng

• Giá của từng đơn vị sản phẩm hoặc mặt hàng được đặt hàng

• Tổng giá theo giá từng chiếc và số lượng đặt hàng

• Thuế giá trị gia tăng (VAT)

• Ngày giao dịch và ngày đến hạn thanh toán

• Số PO

• Ngày lập PO

• Phương thức vận chuyển

Để bạn có thể dễ dàng hình dùng. TPos xin chia sẻ một vài mẫu ví dụ của Purchase Order (PO):

Tải nhanh: Mẫu đơn đặt hàng PO bằng Excel

Tải nhanh: Mẫu đơn đặt hàng PO bằng Word

Quy trình tạo đơn đặt hàng PO và một số điều cần lưu ý

✻ Quy trình tạo PO gồm:

• Chủ cửa hàng tạo đơn đặt hàng giải thích chính xác những gì họ cần từ nhà cung cấp.

• Nếu nhà cung cấp có hàng tồn kho để thực hiện đơn đặt hàng, họ sẽ nhận đơn đặt hàng, điền vào đơn hàng và chuyển hàng vào ngày đến hạn đã thỏa thuận.

• Sau đó nhà cung cấp sẽ gửi hóa đơn hoặc hóa đơn bán hàng cho hàng hóa đã mua.

• Người mua thanh toán tiền hàng và việc bán hàng được xử lý thông qua hệ thống giao hàng hoặc vận chuyển của người bán.

✻ Một số điều cần lưu ý khi thực hiện đơn đặt hàng PO:

• Với tư cách là khách hàng, hãy nói rõ danh tính công ty của bạn.

• Trình bày chi tiết về những gì bạn sẽ đặt hàng, chẳng hạn như thương hiệu, tên mặt hàng, số lượng và các thông tin khác.

• Ghi rõ nhà sản xuất hoặc nhà cung cấp mà bạn chọn.

• Đề cập đến phương tiện truyền thông như một nơi để quảng cáo các sản phẩm được cung cấp (nếu xét thấy cần thiết).

• Đề cập chi tiết hình thức và số lượng đơn hàng, nếu cần hãy lập danh sách trong một bảng để dễ dàng hơn trong việc tìm kiếm và cung cấp dịch vụ.

• Cần nêu rõ thời gian giao hàng, phương thức thanh toán và cả phương thức vận chuyển bạn muốn.

Sự khác biệt giữa PO và Invoice (hóa đơn) là gì?

✻ Đặc điểm của PO:

• Do người mua thực hiện

• Thực hiện trước khi mua

• Liệt kê các mặt hàng đã mua

• Bao gồm các chi tiết về khoản thanh toán sẽ được thực hiện

✻ Đặc điểm của Invoice:

• Do người bán thực hiện

• Thực hiện sau khi mua

• Dưới dạng một văn bản xác nhận hàng đã gửi

• Yêu cầu thanh toán vào một ngày cụ thể

Đơn đặt hàng (PO) và hóa đơn (Invoice) có nhiều điểm khác nhau rõ ràng, mặc dù cả hai đều là thành phần thiết yếu của một giao dịch. PO là một xác nhận mua sắm của người mua. Trong khi đó, Invoice là một yêu cầu thanh toán của người bán. Đối với người lập chứng từ, Người mua lập đơn đặt hàng để yêu cầu người bán giao một số hàng hóa. Ngược lại, người bán lập hóa đơn để yêu cầu thanh toán cho người mua.

Về người nhận chứng từ, đơn đặt hàng sẽ do người bán nhận. Đối chiếu, người mua sẽ nhận được hóa đơn. Sự khác biệt giữa đơn đặt hàng và hóa đơn có thể được nhìn thấy từ thời gian giao chứng từ. Người mua gửi đơn đặt hàng cho người bán khi yêu cầu một số hàng hóa. Không giống như đơn hàng mua, người bán sẽ gửi hóa đơn cho người mua khi đơn hàng đã được hoàn thành.

Cách để quản lý PO hiệu quả

Việc quản lý PO là một điều rất quan trọng, vì nó là một chứng từ rất quan trọng, nếu không biết cách quản lý sẽ rất dễ xảy ra các rủi ro trong quá trình làm việc với nhà cung cấp.

• Hồ sơ của nhà cung cấp cần được quản lý một cách rõ ràng để giúp việc mua sắm dễ dàng hơn, chính xác hơn.

• Phân loại những sản phẩm, dịch vụ để tính toán ngân sách chi cho chúng.

• Xây dựng hệ thống phê duyệt mua hàng để ngăn ngừa tình trạng quản lý yếu kém và kiểm soát chi phí một cách hiệu quả. Việc triển khai hệ thống phê duyệt mua hàng này cũng sẽ giúp ngăn chặn được những rủi ro khi đặt hàng một cách hiệu quả. Ví dụ như hàng hóa trùng lặp hoặc không đạt yêu cầu.

• Những thông tin quan trọng như giá cả, số lượng, thuế cần được đảm bảo và đánh giá chính xác để tránh việc sai sót.

• Tài liệu và hồ sơ cần được lưu trữ, quản lý đúng cách để đảm bảo quá trình kiểm toán không bị nhầm lẫn, thất thoát.

• Quá trình hủy PO cũng phải rõ ràng, rành mạch. Việc hủy phải có văn bản chứa những thông tin quan trọng như chữ ký phê duyệt, lý do hủy. Và khi PO hủy thì chúng vẫn sẽ cần phải được lưu trữ với tài liệu có liên quan.

Đối với các nhà bán lẻ để việc quản lý PO một cách hiệu quả, nhanh chóng thì sẽ cần đến phần mềm quản lý bán hàng. Việc sử dụng phần mềm quản lý bán hàng sẽ giúp bạn theo dõi và quản lý được toàn bộ quá trình đặt hàng đến nhập hàng vào khi. Công nợ chi tiết của tất cả nhà cung cấp cũng sẽ được quản lý tốt, giúp bạn dễ dàng tính toán được chi phí nhập hàng, từ đó chuẩn bị cho việc thanh toán đúng với hạn đã nếu trên PO.

Ngoài ra, phần mềm quản lý bán hàng còn cung cấp chức năng báo cáo chi tiết việc bán hàng, giúp bạn đánh giá được tình hình cửa hàng, biết đâu là sản phẩm bán chạy. Từ đó biết được nhu cầu khách mua hàng và lên kế hoạch nhập hàng phù hợp.

Giờ thì bạn đã biết purchase order hoặc PO là gì rồi đúng không nào. Hy vọng những thành phần trong tài liệu này cũng như một số ví dụ về PO trong kinh doanh có thể hữu ích với bạn. Giúp bạn có thể nâng cao hiệu quả kinh doanh của mình. TPos chúc bạn thành công và ngày càng may mắn.