Viết Email sao cho hiệu quả? (Phần 1)

A. Cấu trúc tổng quát của một email:

1. Tên email:

Việc đặt tên chủ đề cho email khá quan trọng. Trong vô vàn email, làm thế nào để thu hút được ánh nhìn và sự quan tâm của người nhận? Cũng như đặt tên thế nào để dễ tìm kiếm khi cần về sau? Có một vài lỗi dễ gặp phải là:

- Để trống tên chủ đề

- Dùng email cũ để viết về một vấn đề mới, không liên quan tới tên chủ đề

- Viết cả một đoạn vào chủ đề rồi để email trắng

- Sử dụng từ/ cụm từ chung chung như : Hello, Enquiry,

Mình hay viết tên chủ đề đầu tiên (để tránh quên), sau khi viết cả email xong sẽ kiểm tra lại xem tên chủ đề đã thích hợp và hiệu quả hay chưa theo SMART (Specific- Meaningful-Appropriate- Relevant- Thoughtful). Ví dụ:

- Thesis Committee Meeting- 05 September 2019

- Enquiry about the Research Proposal

- Posters for the Annual Microbiology Conference 2020

- Follow-up to our great discussion

2. Lời chào đầu:

Một số cụm mở và kết thường thấy là:

- Dear Sir/ Dear Sirs/ Dear Madam -> Yours faithfully

- Dear Dr. Thomson/ Dear Mrs. Torok -> Yours sincerely

Tuy nhiên để viết hiệu quả ngay từ lời chào, chúng ta có thể nghĩ tới vài yêu tố như đối tượng người nhận là ai; mối quan hệ của bản thân và người nhận; họ ưa thích văn phòng như thế nào… Ví dụ:

- Dear James: dùng tên khi bạn đã quen biết người nhận

- Dear Mr. Baker/ Mrs. Backwell/ Prof. A/ Dr. B: dùng họ khi người nhận là những bậc tiền bối, trang trọng (more formally in person)

- Dear All/ Dear Team 216/ Dear Admission Office: khi bạn viết mail cho cả nhóm

- Hello Louise/ Hi Carolina: khi bạn và người gửi đã khá thân thiết

Mình không khuyến khích dùng “Good morning” hay “ Good afternoon” vì chúng ta không biết là người nhận sẽ mở và đọc thư lúc nào.

3. Nội dung:

Chúng ta sử dụng và viết email hàng ngày, nên đôi khi không cần tới sự chuẩn bị kĩ càng. Tuỳ nhiên, trong những trường hợp quan trọng, mình thường chia nội dung email làm 4 phần để tránh thiếu sót:

a. Mở:

Đây là dòng đầu tiên thể hiện sự kết nối với người nhận nên mình hay viết ngắn gọn kiểu:

- Thanks for your email/ message

- Thank you for your time this morning

- It was great to hear from you today

b. Chi tiết:

Phần trọng tâm và dài nhất trong email, nêu rõ mục đích như cung cấp thông tin cho người nhận hay trả lời thắc mắc của người gửi. Thường thì mình sẽ liệt kê ra những ý chính, sau đó sắp xếp theo thứ tự logic và viết thành từng đoạn ngắn. Mỗi đoạn cách nhau một dòng trống.

c. Bày tỏ:

Đề cập tới nguyện vọng của bản thân hoặc những kế hoạch/ hành động sắp tới:

- I hope you will consider me as a strong candidate for the PhD program

- Please take a look and give me some comments and suggestions by 20 April

- I will arrange an appointment to meet you early next week

d. Kết:

Kết bằng một câu ngắn gọn kiểu:

- I look forward to your prompt reply

- Please call me if you have any questions

- Please let me know if you need any help

4. Lời cuối:

Bình thường, mình hạn chế chỉ viết “Thank you and Best Regards”, vì bản thân luôn muốn tạo sự kết nối với người nhận. Ví dụ, tuỳ từng trường hợp, mình sẽ viết là:

- Thanks for your support/ consideration

- Thanks for your understanding/patience/help

- Have a great weekend/ enjoy your weekend

- Many thanks/ Best wishes/ All the best/ Good luck!/ See you soon

5. Chữ kí:

Chữ kí/ thông tin cá nhân cuối email khá là cần thiết giúp người nhận có thể liên lạc với mình khi cần (gọi điện trực tiếp thay vì email trong lúc cấp bách). Ví du một chữ kí đầy đủ sẽ gồm:

My H. Pham (Miss)

MPhil in Genomic Science

University of Cambridge

Wellcome Sanger Institute

Hinxton, Saffron Walden, CB10 1RQ

United Kingdom

Tel: (+44) 123456789

Email: abc@cam.ac.uk

Follow me on: Facebook|LinkedIn|Twitter (optional)

B. Một số lỗi cần lưu ý thêm:

1. Những email với tên chủ đề bỏ trống hoặc ghi “HELP ME!”/ “URGENT!” tới từ địa chỉ lạ thường bị bỏ qua

2. Không có lời chào đầu hay kết thúc thư

3. Cẩu thả: không rõ nội dung thư, bố cục lộn xộn, viết sai chính tả, viết tắt…

4. Sử dụng thiếu chính xác chữ in hoa: không viết hoa tên riêng, chữ cái đầu câu. Đặc biệt, trong viết email, chữ hoa thường được xét là kiểu lên giọng (shouting) đối với người bản xứ chỗ mình. Sẽ không mấy thiện cảm khi trong email viết hoa không hợp lí, lại còn kết hợp với dấu chấm than (!) nữa thì mức độ khó chịu khi đọc mail sẽ tăng thêm.

5. Viết sai ngữ pháp và dấu câu

6. Hình thức rối rắm, không tách ý và tách đoạn

7. Nội dung mơ hồ, không rõ mục đích viết mail là gì. Để tránh lỗi này, các bạn cần nắm được cấu trúc của email như mình viết phía trên nhé.

8. Sử dụng kí hiệu, stickers như emoji…:), không hợp lí để thể hiện cảm xúc

C. Một số gợi ý nhỏ để có một email tốt:

1. Viết câu đâỳ đủ, ngắn gọn tầm 15- 20 từ và lược bỏ những cụm từ cũ/ dài. Ví dụ:

“I would like to bring to your attention that a thesis committee meeting will be held on Monday 05 September 2018”

2. Dùng từ/cụm từ hiệu quả, ngắn gọn, dễ hiểu. Ví dụ:

- Commence -> start

- Despatch -> send

- Utilise -> use

- Purchase -> buy

- Visualise -> see

- In view of the fact that -> as/ since

- In the event that -> if

- We would like to ask you to -> Please

3. Văn phong hiện đại, dễ tiếp cận, khuyến khích dùng câu chủ động (active voice) thay cho câu bị động (passive voice). Ví dụ:

- I should be grateful if you would be good enough to advise… -> Please let me know…

- Attached herewith please find… -> I attach…/ Attached is…

- I really appreciate if you would … -> Please…/ Could you please…

4. Đọc lại email thành tiếng xem bản thân có hiểu được nội dung muốn truyền tải sau một lần nghe không

Theo mình thì email cũng như nói chuyện trực tiếp vậy. Người nhận có thể cảm nhận được một phần tư duy và con người chúng ta qua lời văn. Do đó, dù là vài dòng ngắn ngủi hay mấy đoạn dài thì cũng cần được chuẩn bị tử tế. Bản thân mình cũng từng mắc kha khá lỗi trong quá trình viết email. Sau đó tự nhủ bản thân là ban đầu cứ tự làm khó mình một tí, viết rồi kiểm tra lại cẩn thận, dần dần thành quen.

Hy vọng là các bạn cảm thấy những chia sẻ trên có ích ^^

Hẹn các bạn trong phần 2 nhé!:D

Nguồn: Phạm Hà My- Cựu sinh viên Gen 2, học bổng toàn phần nghiên cứu sinh tại Đại học Cambridge