Định dạng luôn là việc cần thiết đối với mọi văn bản Word. Một văn bản chỉn chu sẽ làm bạn ghi điểm hơn trong mắt mọi người, giúp mọi người dễ dàng đọc và theo dõi tài liệu. Vậy những thao tác căn chỉnh văn bản trong Word cơ bản đó là gì, làm thế nào để định dạng thì hãy cùng chúng mình tìm hiểu nhé.
CĂN CHỈNH VĂN BẢN TRONG WORD LÀ GÌ?
Căn chỉnh văn bản trong Word được hiểu là những thao tác giúp bạn định dạng, chỉnh sửa, … hình ảnh, nội dung trong tài liệu, giúp tài liệu trở nên chỉn chu, chuyên nghiệp hơn rất nhiều. Có rất nhiều thao tác, cơ bản và phổ biến nhất vẫn là những việc như:
- Căn lề văn bản
- Chỉnh sửa font chữ
- Giãn cách dòng và đoạn văn trong văn bản
- Căn lề cho tài liệu
- …
Và đây là những bước cơ bản nhất để bạn có thể định dạng một văn bản. Ngoài ra, tùy vào nhu cầu của mỗi người, sẽ có thêm những thao tác khác. Sau đây, Gitiho sẽ hướng dẫn các bạn cách thực hiện những thao tác cơ bản đã kể trên.
Xem thêm: Tổng hợp các phím tắt trong Word hữu ích nhất bạn cần biết
CÁC THAO TÁC CĂN CHỈNH VĂN BẢN
Thao tác 1: Chọn khổ giấy trong Word
Tác dụng: Giúp bạn chọn đúng khổ giấy, thuận tiện cho quá trình in ấn.
Cách làm: Trên thanh công cụ bạn chọn tab Page Layout, tìm mục Page Setup các bạn chọn Size. Tại trình thả xuống hãy chọn khổ giấy mà các bạn muốn nhé. Thông thường sẽ sử dụng khổ giấy A4 (210mm - 297mm) cho các văn bản.
Thao tác 2: Chỉnh sửa Font chữ trong văn bản
Tác dụng: Nội dung văn bản rõ ràng, dễ nhìn. Các chữ trong tài liệu đồng nhất, giúp người đọc dễ dàng theo dõi.
Cách làm:
Bước 1: Bôi đen đoạn văn bản cần chỉnh sửa.
Bước 2: Mở hộp thoại Font để chỉnh sửa bằng hai cách:
Trên thanh công cụ chọn tab Home và lựa chọn mũi tên ở góc dưới cùng bên phải để mở hộp thoại Font.
Hoặc nhấn tổ hợp phím Ctr + D để mở hộp thoại Font.
Thông thường phông chữ được chọn sẽ là Time News Roman và cỡ chữ là 12 (hoặc 13) cho văn bản thường. Còn tiêu đề, đề mục cỡ chữ có thể to hơn và được in đậm, nghiêng.
Để cài đặt phông chữ, kiểu chữ, cỡ chữ vừa chọn làm mặc định cho tất cả các trang Word khi bạn tạo mới văn bản Word thì trong hộp thoại Font các bạn nhấn Set As Default.
Sau đó chọn All documents based on the Normal template để cài đặt mặc định cho tất cả các văn bản sau này và nhấn OK để hoàn tất.
Xem thêm: Cách hiện đường căn lề trong Word 2003, 2007, 2010, 2016, 2019
Thao tác 3: Giãn dòng và giãn đoạn
Tác dụng: Giúp các dòng và các đoạn văn có khoảng cách nhất định, dễ phân biệt và không dính liền hay chồng chéo vào nhau.
Cách làm:
Bước 1: Bôi đen văn bản cần chỉnh sửa.
Bước 2: Mở hộp thoại Paragraph bằng một trong những cách sau:
- Tại tab Home tìm mục Paragraph và chọn dấu mũi tên ở góc dưới cùng bên phải.
- Chuột phải tại vùng bôi đen và chọn Paragraph
khi hộp thoại Paragraph xuất hiện, tại thẻ Indents and Spacing, tiến hành giãn đoạn tại các Before (khoảng cách với đoạn trước) và After (khoảng cách với đoạn sau). Tại Line spacing bạn có thể lựa chọn khoảng cách giãn dòng như sau:
- Single: khoảng cách bằng một dòng bình thường.
- 1.5 lines: khoảng cách bằng một dòng rưỡi.
- Double: khoảng cách lớn gấp đôi dòng bình thường.
- At least: khoảng cách ít nhất.
- Exactly: khoảng cách bằng.
- Multiple: khoảng cách gấp số lần.
Sau khi thiết lập xong nhấn OK để đóng hộp thoại Paragraph và hoàn tất.
Thao tác 4: Căn lề trong Word
Tác dụng: Giúp tài liệu của bạn căn lề văn bản, văn bản trở nên gọn gàng hơn. Khi in ấn sẽ không bị mất chữ và có không gian để ghim tài liệu.
Cách làm: Việc căn lề trong Word các bạn có thể thực hiện theo tiêu chuẩn đã được quy định cho các văn bản hành chính, với kích thước cụ thể như sau:
- Căn lề trên: cách mép trên từ 20mm - 25mm.
- Căn lề dưới: cách mép dưới từ 20mm - 25mm.
- Căn lề trái: cách mép trái từ 30mm - 35mm.
- Căn lề phải: cách mép phải từ 15mm - 20mm.
Hoặc bạn có thể tự do cài đặt kích thước theo ý muốn, thao tác như sau: Tại tab Page Layout chọn mục Margins và kéo xuống chọn Custom Margins.
Tiến hành cài đặt thông số cho lề tại các mục:
- Top (căn lề trên)
- Bottom (căn lề dưới)
- Left (căn lề trái)
- Right (căn lề phải)
Sau đó nhấn OK để hoàn tất.
Xem thêm: Cách ghép hai hay nhiều file Word thành một file duy nhất
Thao tác 5: Sử dụng Align trong Word để căn chỉnh vị trí văn bản
Align giúp bạn chỉnh vị trí tiêu đề, đoạn văn, đề mục, … tại những vị trí mà bạn mong muốn thay vì bạn phải nhấn liên tục nút Space. Cách sử dụng như sau:
Bôi đen vùng văn bản cần định dạng và chọn tab Home trên thanh công cụ. Bạn sẽ thấy ở mục Paragraph có các ký hiệu như sau (trong ảnh):
- (1): Align Text Left - chỉnh sát lề trái (hoặc tổ hợp phím Ctrl +L).
- (2): Center - chỉnh giữa dòng (hoặc tổ hợp phím Ctrl + E).
- (3): Align Text Right - chỉnh sát lề phải (hoặc tổ hợp phím Ctrl + R).
- (4) Justify - chỉnh đều hai bên của dòng (hoặc tổ hợp phím Ctrl +J).
Tiến hành lựa chọn một vị trí mà bạn muốn và đoạn văn bản sẽ được định dạng theo cách bạn đã chọn.
KẾT THÚC
Như vậy là vừa rồi chúng mình đã giới thiệu đến bạn những thao tác cơ bản nhất giúp căn chỉnh văn bản như: Căn lề, giãn dòng - đoạn, chỉnh sửa font chữ, ... Bên cạnh đó chúng mình cũng đã hướng dẫn các bạn cách để thực hiện. Hy vọng với bài viết, bạn có thể tự tin thực hiện và chỉnh sửa để giúp văn bản trở nên đẹp hơn, chuyên nghiệp hơn.
Và hãy nhớ ghé thăm blog của chúng mình thường xuyên để có thêm nhiều kiến thức bổ ích bạn nhé. Cảm ơn bạn đã đọc và chúc bạn thực hiện thành công.
