Tìm hiểu về bìa hồ sơ
Bìa hồ sơ là vật dụng không thể thiếu trong văn phòng, có nhiều loại bìa để hợp với các mục đích sử dụng khác nhau, giúp phân loại và lưu trữ, bảo quản hồ sơ một cách tốt nhất. Chúng có thể lưu trữ được các loại tài liệu với kích thước khác nhau như A5, A4, A3,…
Tác dụng của các loại bìa hồ sơ là để phân biệt các hạng mục hồ sơ, theo dõi tên gọi được dán phía bên ngoài, khi thực hiện nghiệp vụ tìm kiếm hồ sơ trong hệ sẽ dễ dàng hơn, rút ngắn thời gian tìm kiếm. Nhất là khi công ty bạn có cả một kho lưu trữ thì việc sử dụng bìa hồ sơ là hoàn toàn hợp lý.
Đối với những công ty có số lượng tài liệu lớn, nếu không phân loại và sắp xếp hồ sơ thì rất khó có thể tìm kiếm, không chỉ vậy mà còn dẫn tới tình trạng thất lạc hồ sơ. Bạn có thể dễ dàng phân loại hồ sơ bằng tên, màu sắc, thời gian, mã số, hạng mục,… được dán sẵn bên ngoài bìa.
Bìa hồ sơ dùng để lưu trữ, phân loại hồ sơ hiệu quả
Công dụng của bìa hồ sơ
Bìa hồ sơ có công dụng rất lớn trong việc lưu trữ, sắp xếp và bảo quản hồ sơ tại công ty, trường học, thư viện:
- Tài liệu được sắp xếp một cách chỉn chu, gọn gàng bởi ngoài tính năng lưu trữ thì bìa hồ sơ sẽ làm tăng tính thẩm mỹ cho văn phòng, qua đó thể hiện sự chuyên nghiệp. Hơn nữa, file hồ sơ còn có chức năng bảo quản phần hồ sơ tránh bụi bẩn, nhàu nát, ẩm mốc, điều đó đặc biệt quan trọng với những công ty cần lưu trữ hồ sơ trong thời gian dài.
- Ngoài chức năng chính là phân loại bảo quản, bìa hồ sơ còn được dùng làm bộ nhận diện thương hiệu. Việc này có ý nghĩa nâng cao giá trị riêng, thể hiện sự chuyên nghiệp của công ty.
Các loại file - bìa hồ sơ thường được sử dụng
Bìa lá
Bìa lá là sản phẩm hầu hết mọi người đều sử dụng như: Lưu trữ hồ sơ ở văn phòng, đựng tài liệu, bài kiểm tra cho các học sinh, sinh viên,… Do được sản xuất trên công nghệ tiên tiến nên sản phẩm có độ bền, chắc chắn. Chúng có đặc điểm là trong suốt, ít phản quang, kích thước A4 giúp việc lưu trữ hồ sơ được thuận tiện hơn.
Độ bền của sản phẩm được đánh giá tương đối cao, luôn giúp giữ hồ sơ, chứng từ phẳng phiu, sạch sẽ không bị nhàu nát. Hiện nay, các loại bìa lá được lựa chọn và sử dụng nhiều nhất phải nắc tới:
- Bìa 80 lá trong và 100 lá trong của Clear Book
- Bìa 60 lá Plus với các loại màu vàng, xanh lá,…
Bìa lá nhiều màu giúp phân loại hồ sơ tốt nhất
Bìa nẹp Accor
Bìa nẹp Accor được sử dụng rộng rãi trong việc quản lý sổ sách, chứng từ, với thiết kế gọn nhẹ dễ dàng kẹp chứng từ, hóa đơn có đục lỗ, giúp cho việc lưu trữ được gọn gàng, ngăn nắp và dễ dàng hơn.
Bìa nẹp hiện nay có hai loại đó là nẹp accor nhựa và nẹp accor sắt, trong đó:
- Nẹp accor nhựa: Giá thành thấp, nẹp bằng nhựa nhẹ, có thể tránh được những ảnh hưởng như đứt tay như khi sử dụng nẹp sắt.
- Nẹp accor sắt: Có giá thành tương đối cao, nhưng đổi lại thì đóng tài liệu chắc chắn. Nếu không cẩn thận trong quá trình sử dụng sẽ bị đứt tay.
Một số loại bìa nẹp accor phổ biến được người dùng sử dụng nhiều như: Bìa nẹp Accor Double A, bìa Accor giấy TQ, bìa Accor si KS,…
Bìa trình ký
Ứng dụng của bìa trình ký là đựng và giữ hồ sơ để phục vụ công việc, ký kết hợp đồng hay ký duyệt các quyết định quan trọng từ lãnh đạo. Bìa trình ký giúp giấy tờ luôn phẳng đẹp, tránh bụi bẩn, hiệu quả và tạo sự chuyên nghiệp trong công việc.
Khi chọn mua bìa trình ký, nên chọn loại có name card hoặc túi đựng giấy ghi để có thể ghi chú tiện lợi hơn. Một số loại bìa trình ký phổ biến, giá cả phải chăng bạn có thể tham khảo như: Bìa trình ký nhựa A4 Karong, bìa trình ký A5 nhựa đơn GuangDong.
Bìa trình ký đôi giúp giấy tờ luôn phẳng đẹp
Bìa 3 dây cột
Tên gọi 3 dây xuất phát từ cấu tạo của loại bìa này, vì nó được thêm vào các dây, để móc vào thành bìa giúp cố định tài liệu bên trong chắc chắn và thao tác mở hay khóa cũng dễ dàng. Loại bìa này sử dụng nhiều trong văn phòng công sở, các trường học, hay các cơ quan làm việc.
Bìa 3 dây có phần giấy cứng bao bọc bởi giấy bìa khá đẹp mắt, với hai góc được nẹp các thanh kim loại inox không gỉ sét giúp không làm hư hại phần góc bìa. Bìa có kích thước nhỏ nhẹ sử dụng để lưu trữ các tệp tài liệu như hợp đồng, thông báo, văn bản, loại được sử dụng phổ biến nhất là bìa 3 dây cột simili 7f.
Bìa cây
Bìa cây là loại bìa nhựa nhiều màu, láng đẹp nên được nhiều người lựa chọn để lưu trữ tài liệu ở tờ ngoài cùng. Được sản xuất trên công nghệ tiên tiến nên bìa có đặc tính chịu nhiệt, ít trầy xước, độ bền cao trong suốt quá trình sử dụng.
Sản phẩm thiết kế đẹp mắt, đơn giản với nhiều màu nẹp để lựa chọn, vô cùng tiện lợi trong việc tìm kiếm và phân chia tài liệu. Gáy của bìa cây là loại gáy kẹp chắc chắn, bền bỉ qua nhiều lần sử dụng. Thường chúng được làm từ chất liệu nhựa PP không độc hại cho người dùng và thân thiện với môi trường. Loại bìa cây thường được sử dụng nhiều nhất là: Bìa cây A4 gáy nhỏ và bìa cây A4 gáy xoay,…
Bìa còng
Bìa còng có nhiều loại, được là từ nhiều chất liệu như simili, giấy ép, và phổ biến nhất là nhựa, một số loại còn được bọc thêm lớp kính ở bên ngoài. Tùy vào từng loại và kích thước có thể kẹp tới 700 tờ giấy khổ A4 hay A3.
Thông dụng nhất vẫn là các mẫu bìa còng như: Bìa còng nhẫn nhựa, bìa còng simili các loại, bìa còng kiếng,…. của các thương hiệu nổi tiếng như KingStar, Thiên Long, Kingdom với các kích thước khác nhau để khách hàng có thể lựa chọn phù hợp với kinh phí của mình.
Bìa còng nhiều màu sắc lưu trữ hồ sơ
Bìa phân trang
Với chất liệu giấy cao cấp cùng độ dày phù hợp, bìa phân trang giúp phân loại, lưu trữ tài liệu thời gian dài mà không sợ hư hỏng. Loại bìa này được thiết kế nhiều màu sắc riêng biệt phân theo số, chữ cái, theo ngày để sắp xếp tài liệu cụ thể, chi tiết giúp bạn nhớ lâu đảm bảo hoàn thành tốt công việc được giao.
Loại bìa này được xếp vào mục file hồ sơ nhưng mục đích sử dụng lại không phải để lưu trữ hồ sơ mà phân biệt các file giấy tờ được chứa trong các loại bìa còng, bìa còng nhẫn,… việc có nhiều màu sắc sẽ giúp bạn giải quyết vấn đề về tìm kiếm tài liệu trong một xấp tài liệu dày, thay vì ngồi tìm kiếm tốn thời gian thì bạn nên sử dụng loại bìa này để phân loại tài liệu. Loại bìa phân trang đang được sử dụng nhiều nhất là bìa phân trang nhựa 15 lá KingStar đang được bán tại Fast.
Bìa nút
Bìa nút không chỉ quen thuộc với các bạn nhân viên văn phòng mà còn quen thuộc với các bạn học sinh, sinh viên. Loại bìa này chỉ đựng được một số tài liệu nhất định, chỉ tầm vài chục trang giấy. Bìa khổ A4, nhỏ gọn dễ dàng mang bên mình, loại bìa nút được làm bằng nhựa, khá mỏng và mềm, có màu trong suốt, dù có màu cam, hồng hay xanh thì cũng là dạng trong suốt.
Bìa giúp bảo quản được giấy tờ không bị ẩm mốc khi có tác động từ bên ngoài, bạn nên sử dụng loại bìa nút này bảo quản giấy tờ nếu thường xuyên đi ra ngoài. Có các loại bìa nút như bìa nút F4 Thiên Long, bìa nút F4 My Clear nhiều màu sắc với giá giao động từ: 7.500 - 8.600 VNĐ/chiếc.
Bìa hộp
Bìa hộp là một trong những loại bìa hồ sơ lớn được sử dụng lưu trữ hồ sơ với tần suất nhiều. Nó được thiết kế theo hình hộp chữ nhật và có nắp đậy lại tạo nên không gian kín hoàn toàn, không để hở bất kỳ kẽ hở nào, vì thế chúng được đánh giá rốt tốt trong việc bảo quản hồ sơ.
Thay vì để tài liệu trong thùng giấy thì bìa hộp có thể thay thế giúp chống thấm nước, chống va đập, chịu được tác động từ bên ngoài mà không ảnh hưởng tới bên trong. Bìa hộp có nhiều loại và kích thước như bìa hộp nhựa Deli 10cm, bìa hộp nhựa Deli 7cm,… với kích thước càng lớn thì giấy tờ bên trong đựng được càng nhiều nên kích thước sẽ khá nặng.
Bìa hộp có thể lưu trữ một lượng lớn hồ sơ
Bìa nhựa quấn dây
Đây là loại bìa hồ sơ rất thông dụng, được sản xuất từ loại nhựa cứng trong suốt, có đặc tính là cứng cáp, dây buộc bên ngoài mang tới sự tiện lợi và chắc chắn trong việc lưu giữ giấy tờ mang theo khi ra ngoài với không gian lưu trữ lớn.
Do làm từ nhựa PP nên khi gặp nhiệt độ cao, lượng nhiệt lớn sẽ nhanh bị hư hỏng, vì thế khi sử dụng để chúng giữa được tuổi thọ dài hơn bạn cần tránh để dưới ánh nắng mặt trời quá lâu hay không để gần lửa hay nguồn nhiệt khác. Loại bìa quấn dây hiện nay được sử dụng nhiều nhất là bìa nhựa quấn dây A4 màu trắng đang được bán rất nhiều tại Fast.
Các loại vật dụng văn phòng khác kệ, rổ, hộp cắm bút
Rổ văn phòng
Rổ nhựa: Rổ nhựa văn phòng phẩm thường được sử dụng tại bàn làm việc của các nhân viên văn phòng, mục đích sử dụng rổ giúp nơi làm việc gọn gàng hơn. Bạn có thể đựng bút, giấy, sổ sách, máy tính,…. Vào rổ này, nơi làm việc của bạn sẽ gọn gàng, khi đó sẽ tạo môi trường làm việc sạch đẹp cho công việc hiệu quả hơn. Hiện nay, tại Fast cung cấp các loại rổ nhựa văn phòng như:
- Rổ nhựa C5 kích thước 38x31x13cm
- Rổ nhựa C4 kích thước 34x27.5x11.5cm
- Rổ nhựa C3 kích thước 30.5x24.5x10cm
Kệ đựng đa năng
- Kệ 2 ngăn kim loại: Loại kệ 2 ngăn này được làm bằng kim loại chất lượng, bạn sẽ không cần phải lo lắng vì chất liệu kim loại được xử lý lớp sơn bên ngoài giúp bảo vệ trước tác động gỉ sét của môi trường. Kệ thường được dùng trong các văn phòng công sở, trường hợp để giúp lưu trữ, cất giữ, bảo quản phân loại các giấy tờ một cách tốt nhất.
- Kệ 3 ngăn kim loại: Cũng giống như kệ 2 ngăn nhưng có thể lưu trữ với số lượng tài liệu nhiều hơn, được làm từ chất liệu inox cao cấp, thiết kế giúp phân loại giấy tờ dễ dàng hơn.
Kệ kim loại 3 ngăn có chất liệu từ inox cao cấp giúp phân loại giấy tờ dễ dàng hơn
Hộp cắm bút
Dù bạn làm bất cứ công việc gì đi chăng nữa thì bàn làm việc của bạn cũng cần sự gọn gàng ngăn nắp để có thể tạo nên hiệu quả tốt nhất. Vì vậy, có một chiếc hộp cắm bút là không thể thiếu ở bàn làm việc, vừa giúp tăng hiệu quả công việc, lại làm nơi làm việc của bạn trở nên gọn gàng, khoa học và thuận tiện nhất.
Các loại hộp cắm bút bạn có thể tham khảo như: Hộp cắm bút kim loại, hộp cắm bút gỗ, hộp cắm bút đồng hồ, khay cắm bút nhựa,… tất cả các sản phẩm này đều được bán tại Fast với nhiều màu sắc, mẫu mã, thiết kế, giá cả cho bạn lựa chọn.
Mua bìa hồ sơ ở đâu đẹp, đa dạng mẫu mã, giá tốt?
Bạn đang muốn mua bìa hồ sơ, hay các sản phẩm văn phòng phẩm nhưng chưa biết nơi nào uy tín, chất lượng? Hãy liên hệ ngay với Fast - Đơn vị cung cấp văn phòng phẩm uy tín trên toàn quốc đã, đang và vẫn được nhiều khách hàng ủng hộ bởi uy tín lâu nay trên thị trường.
Ngoài mẫu mã, chất lượng thì giá thành là yếu tố không thể bỏ qua, khi tìm kiếm mua bìa hồ sơ lưu trữ, tại Fast, bạn không chỉ được tha hồ lựa chọn, được cung cấp đầy đủ các loại mặt hàng văn phòng phẩm chính hãng, mà giá cả cạnh tranh, đặc biệt với các đối tác là công ty sẽ luôn có những chính sách cực kỳ ưu đãi.
Liên hệ ngay với Fast để báo giá các loại bìa hồ sơ, văn phòng phẩm nhanh nhất.
Liên hệ với chúng tôi khi cần:
CÔNG TY TNHH TM DV FAST
Email: vanphongphamfast@gmail.com
Hotline: 0964 399 099
FAST chuyên cung cấp Văn Phòng Phẩm, thiết bị văn phòng, đồ gia dụng sỉ và lẻ giá tốt nhất tại Hồ Chí Minh, giao hàng nhanh tại các quận huyện trong thành phố Hồ Chí Minh: Quận 1, Quận 2, Quận 3, Quận 4, Quận 5, Quận 6, Quận 7, Quận 8, Quận 9, Quận 10, Quận 11, Quận 12 , Quận Tận Phú, Quận Tân Bình, Quận Bình Thạnh, Quận Phú Nhuận, Quận Gò Vấp , TP Thủ Đức, Quận Bình Tân, Nhà Bè, Hóc Môn, Bình Chánh…và các tỉnh khác trên toàn lãnh thổ Việt Nam
